Von Betriebsrat bis zur Rechtsabteilung, Abstimmung der Social Media Guidelines.

Von Betriebsrat bis zur Rechtsabteilung, Abstimmung der Social Media Guidelines.

Oftmals ist die Entwicklung eines Vorschlages für Social Media Guidelines in wenigen Tagen erledigt, der folgende Abstimmungsprozess kann dafür mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Um das zu veranschaulichen, skizziere ich Ihnen hier einmal einen derartigen Verlauf.

  • Tag 1: Der Entwurf geht zur Sprachlichen Verfeinerung an die Unternehmenskommunikation. Gleichzeitig startet die Recherche nach dem richtigen Ansprechpartner in der Rechtsabteilung.
  • Tag 3: Ein sprachlich perfekter Entwurf geht zurück, diese Version 2 wird direkt an die Rechtsabteilung zur Prüfung weitergeleitet.
  • Tag 4: Das Dokument kommt mit ein paar kleineren Anmerkungen zurück, die innerhalb der nächsten Stunden eingearbeitet werden. Version 3 geht an die Rechtsabteilung zurück. Parallel stelle ich eine Anfrage an die Assistentin der Geschäftsführung bezüglich möglicher Termine für eine Vorstellung der ausgearbeiteten Guidelines.
  • Tag 5: Die Freigabe aus der Rechtabteilung für Version 3 erfolgt. Terminvorschläge für ein Meeting mit der Geschäftsleitung liegen vor, ich wünsche mir den frühst möglichen Termin Ende der nächsten Woche.
  • Tag 12: Präsentation vor der Geschäftsführung. Dabei entstehen noch ein paar Änderungswünsche, die ich noch vor dem Wochenende einarbeite und mit der Bitte zur Freigabe an die Geschäftsführung schicke. Parallel geht die neue Version 4 auch an die Rechtsabteilung und eine Anfrage für einen Termin mit dem Betriebsrat geht raus.
  • Tag 15: Sowohl die Geschäftsführung als auch die Rechtabteilung geben Ihr ok, Version 4 wird also direkt weiter in die Unternehmenskommunikation geschickt. Der Betriebsrat bietet einen Termin in zwei Tagen an.
  • Tag 16: Auf Basis der durch die Unternehmenskommunikation perfektionierten Version 5 bereite ich mich auf das Meeting mit dem Betriebsrat vor
  • Tag 17: Nach zwei Stunden Diskussion mit dem Betriebsrat und ein paar Änderungen für manche Formulierungen, entwerfe ich Version 6 und schicke diese an Rechtsabteilung sowie den Betriebsrat.
  • Tag 18: Freigabe erfolgt durch beide Seiten. Vereinbarung eines Meetings mit dem Marketing und der Unternehmenskommunikation, um die Gestaltung der Guidelines zu besprechen.
Social Media Guidelines

Abbildung 1.23: Viele Versionen liegen auf dem Weg zu Social Media Guidelines

  • Tag 22: Layout, Gestaltung und Umfang wird besprochen. Die Unternehmenskommunikation übernimmt die Aufgabe ein Grußwort des Geschäftsführers zu verfassen und mit diesem Abzustimmen. Die Veröffentlichung im PDF Format und als kleines Heftchen, sowie eine HTML Version im Intranet wird festgelegt.
  • Tag 25: Der erste Entwurf aus dem Marketing und damit Version 7 liegt vor und geht mit ein paar Änderungsvorschlägen zurück. In der Personalabteilung wird die Beilage der Social Media Guidelines im Einarbeitungsordner angeregt.
  • Tag 26: Grußwort des Geschäftsführers ist fertig und wird für Version 9 an das Marketing gesandt, die fast zeitgleich die überarbeitete Version 8 zugesandt hat.
  • Tag 27: Version 9 gefällt allen Beteiligten und wird an die Geschäftsführung gesandt.
  • Tag 29: Geschäftsführung wünscht sich noch ein paar Änderungen, die direkt an das Marketing weitergeleitet werden.
  • Tag 32: Der Grafiker ist krank und wird erst in der nächsten Woche wieder da sein.
  • Tag 42: Aktualisierte Version 10 geht an die Geschäftsführung.
  • Tag 44: Finale Freigabe der Geschäftsführung, endlich ist es geschafft. 

Der hier skizzierte Prozess stellt meinen Erfahrungen nach ein etwaiges Mittel dar, denn ich kenne sowohl Beispiele, die schneller oder noch deutlich langwieriger waren. Sie sollten Sich auf eine Reihe von Versionen einstellen (siehe Abbildung 1.23) und die geplante Veröffentlichung nicht zu nah in die Zukunft legen.