Für einen meiner Community Management Workshops zum Thema Umgang mit Hassrede habe ich begonnen, die aktuell gängigsten Codes, Emojis und Formen von Algospeak zu sammeln, die Community-Teams im Netz immer wieder begegnen. Nicht, weil ich Symbol-Polizei spielen möchte. Sondern weil ich seit Jahren sehe, wie oft genau diese Zeichen unter dem Radar bleiben und Community Teams dabei helfen möchte souverän damit umzugehen.
Hass im Netz kommt heute selten in Springerstiefeln und Bomberjacke. Er kommt als Meme, als scheinbar harmloser Kommentar mit zwei Symbolen und einem Zwinkern oder als Buchstabensalat, der aussieht als wäre jemand auf der Tastatur ausgerutscht. Wenn wir diese Codes nicht kennen, lassen wir unsere Kommentarspalten offen für Hass, Ideologien, Verschwörungsmythen und gruppenbezogene Menschenfeindlichkeit.
Die Liste unten erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Das ist auch gar nicht möglich, denn diese Codes sind dynamisch. Ein heute noch neutrales Emoji kann morgen politisch aufgeladen sein. Bedeutungen verschieben sich, Gruppierungen eignen sich Zeichen an, geben sie weiter oder tarnen sie neu. Das leider in einer hohen Geschwindigkeit. Professionelles Community Management heißt für mich deshalb auch: beobachten, Muster erkennen, Kontexte prüfen, Auffälligkeiten hinterfragen. Recherchieren und im Team diskutieren. Ergo, die eigene Moderationspraxis regelmäßig überprüfen. Keine Sorge, das muss nicht jede Woche sein. Je nach Kontext eures Auftritts sollte der Turnus quartalsweise bis (halb)jährlich sein. Grundsätzlich empfehle ich immer, dass eine bis zwei Personen als „Emoji & Code-Beauftragte“ agieren.
Ich werde diese Übersicht fortlaufend aktualisieren und habe außerdem hier eine Tabelle angelegt, mit dem Hintergedanken, dass wir so gemeinsam ein Dokument zusammentragen, dass allen Community Manager*innen im DACH-Raum bei der Arbeit hilft! Um Manipulation zu vermeiden, ist es schreibgeschützt. Sende mir bitte eine kurze Anfrage für die Bearbeitung, oder deine Ideen an v@vivianpein.de wenn du uns mit Ergänzungen unterstützen möchtest!
Unter der Tabelle werde ich noch einordnen, wie Community Manager*innen mit Emojis und Co umgehen können. An Ende des Artikels findet ihr außerdem ein PDF mit den Übersichten zum Download, damit ihr die Liste immer griffbereit habt, sowie eine Sammlung von Quellen und Monitoring-Orten, die ich selbst für Recherche und Einordnung nutze.
Liste der gängigsten Emojis, Codes & Co
Ohne weiteres TamTam, hier kommt nun die Liste in der die Symbole nach Kontext gelistet sind. In der erste Spalte findet ihr immer das Emoji / den Code, in der der zweiten die neutrale Bedeutung und in der dritte Spalte typische, missbräuchliche Verwendungen.
Kategorie 1: Politisch konnotierte Codes
Emoji / Code
Neutral
Typische missbräuchliche Verwendung
💙
Blaues Herz
AfD-Signal im politischen Kontext
🖤🤍❤️
Farbkombination
Anspielung auf Reichsflagge
🥀
Trauer, ironischer Ersatz für 💔
„Deutschland stirbt“ Narrativ
🤡🌍
Clown-Welt
Systemverachtung
🐸
Frosch
“Maskottchen“ der rechten Szene
🧱
Ziegelstein
„Grenzen dicht“ Rhetorik
🐺
Wolf
Identitäre Symbolik, Graue Wölfe
🦅
Adler
Reichsadler-Ästhetik
🛡️
Schild
„Schutz Europas“ Narrativ
⚔️
Schwerter
Militante Nationalismus-Symbolik
⚡⚡
Blitze
SS-Runen-Anspielung
🔥
Flamme
„Widerstand“, „Reinigung“
🩸 / 🩸🧬 / 🩸💯 / 🩸🇩🇪 / 🩸🛡️
Blut + X
ethnische Reinheit und Abstammung
🧬
DNA
Ethnische Reinheitsideologie
💊
Rote Pille
„Redpilled“, Radikalisierungsmetapher
🐑
Schaf
„Schlafschaf“
🤖
Roboter
„NPC“, Gehirngewaschen
🥛
Milch
White Supremacy-Meme
🥛💪
Milch + Muskel
Weiße Überlegenheit / White Power
💯 / 🧬 + 💯
100 / DNA 100
100% Deutsch
👌
Alles ok
White Power
🧕✈️
Frau Flugzeug
Abschiebung
Kategorie 2: Rechtsextreme Zahlen- & Buchstabencodes
Wie gehen wir im Community Management mit diesen Symbolen um?
Eine Liste zu kennen, ist ein Anfang. Im Community Management, insbesondere im Team müssen wir uns zusätzlich auf eine Linie im Umgang mit diesen einigen. Denn weder hilft es, jedes Emoji panisch zu löschen, noch ist es verantwortungsvoll, alles mit „wird schon nicht so gemeint sein“ durchzuwinken. Ich arbeite hier mit drei Ebenen und die sollte jedes Team einmal sauber für sich durchdeklinieren.
1. Klare rote Linie:
Das wird moderiert. Immer! Dazu gehören aus meiner Sicht:
Offene antisemitische, rassistische oder queer-/transfeindliche Codes und Zuschreibungen
Gewaltfantasien oder implizite Bedrohungen (🎯 in eindeutigem Kontext)
Hier gibt es keinen Interpretationsspielraum. Das wird gelöscht, dokumentiert und gegebenfalls auch angezeigt.
Warum so klar? Weil Entmenschlichung nie harmlos ist. Sie ist historisch immer die Vorstufe von Legitimation. Wer hier relativiert, trägt zu einer Normalisierung bei. Community Management heißt an dieser Stelle für mich Verantwortung übernehmen und die eigene Kommentarspalte als Schutzraum gestalten.
Hier wird es anspruchsvoll. Ein blaues Herz 💙 ist nicht automatisch ein politisches Statement. Eine Deutschlandflagge 🇩🇪 ist nicht per se Nationalismus. Ein Milchglas 🥛 ist nicht immer White Power. Hier braucht es Kontext, wofür ich gerne zum Beispiel diese Fragen stelle:
Steht das Symbol unter einem (migrations)politischen Post?
Steht es unter einem Beitrag, der gruppenbezogene Menschenfeindlichkeit anzieht?
Werden Emojis Kombiniert wie zm Beispiel 🥛 mit 💪?
Ist es Teil eines wiederkehrenden Musters?
Taucht es in Wellen auf?
Kommt es aus eindeutig politisierten Profilen?
Die Antworten auf solche Fragen geben den Symbolen Kontext und begründen dann den Umgang damit. Nicht das einzelne Emoji ist entscheidend. Sondern Kombination + Thema + Häufung + Absender. Wenn aus einzelnen Symbolen ein erkennbares Narrativ wird, müssen wir reagieren.
Ein zweiter Faktor ist für mich an dieser Stelle immer die Frage: „Welchen Mehrwert hat dieser Kommentar für die Community“? Über die Jahre hat sich nämlich das Toleranzparadoxon im Community Management eingeschlichen, was dafür sorgt, dass intoleranten Menschen, Hass und abschätzigen „Kotz-Kommentaren“ so viel Bühne überlassen wird, dass Menschen mit gemäßigter Meinung schlicht keine Lust mehr haben, sich in einem solchen Sumpf zu äußern. Zur Erinnerung noch einmal das Zitat von Karl Popper:
„Weniger bekannt ist das Paradoxon der Toleranz: Uneingeschränkte Toleranz führt mit Notwendigkeit zum Verschwinden der Toleranz. Denn wenn wir die uneingeschränkte Toleranz sogar auf die Intoleranten ausdehnen, wenn wir nicht bereit sind, eine tolerante Gesellschaftsordnung gegen die Angriffe der Intoleranz zu verteidigen, dann werden die Toleranten vernichtet werden und die Toleranz mit ihnen.“
Genau deswegen empfehle ich bei Emojis, die als Einzelkommentar grundsätzlich keinerlei Mehrwert für einen demokratischen Diskurs haben, wie zum Beispiel 🤢🤮🤡 oder 💩, genau zu hinterfragen, ob man diesen eine Bühne bieten muss. Einen Mehrwert für die Diskussion haben diese nämlich nie.
3. Beobachtungszone: Dynamik ernst nehmen
Codes entwickeln sich ständig weiter. Algospeak entsteht aus dem Versuch automatisierter Moderation zu entgehen und die Bedeutung von Emojis wurde und wird bewusst neu aufgeladen. Genau deswegen braucht es:
regelmäßige Fallbesprechungen im Team
Dokumentation auffälliger Muster
Austausch mit anderen Community-Verantwortlichen
gezielte Recherche wenn das Bauchgefühl anschlägt
Algospeak entsteht nicht aus Kreativität, sondern ist ein strategisches Ausweichmanöver. Plattformen und Tools moderieren automatisiert, also weichen Menschen auf Codes aus. Emojis werden neu kombiniert. Zahlen tauchen in veränderter Form auf. Harmlos wirkende Begriffe bekommen plötzlich politische Bedeutung. Manchmal schleicht sich ein Symbol leise über Wochen ein, ein anderes Mal reicht ein tiktok-Video aus, um einem Symbol wie dem hier 🚡 eine völlig neue Dimension zu geben.
Wer professionell moderiert, darf sich nicht nur auf bestehende Listen verlassen. Listen sind Momentaufnahmen. Deshalb braucht es eine aktive Beobachtungsroutine. Das beginnt im Kleinen:
Nehmt irritierende Kommentare ernst. Wenn ein Emoji unter einem bestimmten Thema plötzlich gehäuft auftaucht, ist das kein Zufall.
Wenn ein Emoji oder Code in Wellen kommt, lohnt sich die Recherche.
Wenn euer Bauchgefühl sagt „Das fühlt sich codiert an“, dann ignoriert es nicht.
Wenn auf tiktok plötzlich überall ein bestimmtes Emoji auftaucht lohnt sich ebenfalls zu schauen, was der Auslöser ist.
Beobachtung heißt also konkret: Dokumentiert gemeinsam auffällige Entwicklungen in einem geteilten Dokument oder Board mit Screenshots und plant regelmäßige Fallbesprechungen ein. Nicht nur bei Eskalationen, sondern wirklich regelmäßig und präventiv. Stellt euch die Fragen wie:
Welche neuen Muster sind euch aufgefallen?
Welche Kombinationen wirken koordiniert?
Wo hat sich eine Bedeutung verschoben?
Tauscht euch drüber hinaus mit anderen Community-Verantwortlichen aus. Viele Codes werden parallel in unterschiedlichen Kommentarspalten getestet. Wer gut vernetzt ist, erkennt Dynamiken früher. Genau deswegen habe ich hier eine kollaborative Liste angelegt, damit wir gemeinsam allen Community Manager*innen diesen Vorteil zu Gute kommen lassen können.
Recherchiert gezielt wenn euer Bauchgefühl anspringt. Meine ersten Anlaufstellen sind hier immer Reddit, Anti Difarmation League, Emojipedia und so banal es klingt Google. Die Kombination aus Emoji „Meaning“ oder Emoji „Bedeutung“ hat mich bisher immer zum Ziel geführt. Darüber hinaus findet ihr am Ende des Artikels noch eine große Linkliste.
Strategisches Community Management bedeutet für mich an dieser Stelle vorbereitet zu sein. Sowohl im Alltag, als auch grundsätzlich und genau deswegen möchte ich hier noch die grundsätzliche Vorbereitung als Punkt ergänzen.
4. Vorbereitung ist für strategisches Community Management Pflicht
Ob Emoji, Codes oder der alltägliche Umgang mit der Kommentarspalte, für mich muss die grundsätzliche Frage lauten: Wie müssen wir moderieren, wenn wir uns konsequent an unseren Werten orientieren?
Diese Frage lässt sich nicht zwischen zwei Kommentaren, am liebsten noch mitten in einem Shitstorm klären. Und darf erst Recht nicht nicht abhängig davon, wer gerade Dienst hat. Denn gerade das führt zu inkonsequenter Moderation, Unsicherheiten im Team und damit Angriffsfläche für fragwürdige Gestalten.
Genau deswegen arbeite ich seit Jahren mit dem Drei-Schichten-Modell, das die Tage noch einen ausführlichen Blogbeitrag bekommt. Es hilft euch dabei einen werteorientierten Rahmen für eure Moderation zu erarbeiten, der euch im Alltag hilft sowohl mit Codes, als auch grundsätzlich mit Kommentaren umzugehen. (Ihr wollt das Workbook vorher? Schreib mir eine Mail an v@vivianpein.de mit dem Betreff: Workbook 3-Schicht-Modell)
Dabei ist die erste Schicht und gleichzeitig der nicht verhandelbare Rahmen das Recht. Strafbare Inhalte werden konsequent entfernt, dokumentiert, gegebenenfalls gemeldet.
Aber die meisten Emoji- und Code-Fälle bewegen sich nicht im Strafrecht, sondern darunter. Und genau dort kommen eure Werte ins Spiel. Die untere Ebene ist nämlich die Ethik, also eure Werte, Verantwortung und auch sowas simples wie Anstand. Hier müsst ihr euch die Fragen stellen:
Welche unserer Werte haben wir eigentlich?
Wie müssen wir moderieren, wenn wir diese aktiv in der Kommentarspalte zeigen / verteidigen?
Für wen gestalten wir diesen Raum?
Wen wollen wir schützen?
Welche Form von Austausch wollen wir ermöglichen?
Die Antworten auf diese Fragen bilden dann die Grundlage für die dritte Schicht, eure Hausordnung. Hier definiert ihr jetzt wertebasiert eure Leitplanken.
Welche Formen von Abwertung duldet ihr nicht?
Welche Codes widersprechen eurer Diskurskultur, auch wenn sie formal zulässig wären?
Wo zieht ihr eure rote Linie?
Wenn diese drei Ebenen sauber durchdacht sind, entsteht daraus eine klare Moderationslogik, sowohl für Emojis und Codes, als auch für den generellen Alltag.
Im Prozess des Drei Schicht Modells empfehle ich Teams auch immer, eine visuelle Moderationsmatrix zu entwickeln. Nicht als starres Regelwerk, sondern als verbindlichen Rahmen:
Wann löschen wir konsequent?
Wann ordnen wir ein?
Wo arbeiten wir mit Gegenrede?
Wo ignorieren wir bewusst?
Dazu müsst ihr unbedingt für euch klären welche Eskalationsstufen wann eintreten. Also zum Beispiel:
Wann wird ein Profil geblockt?
Wie viele schlimme Kommentare braucht es dafür?
Was sorgt dafür, dass eine Person sofort gelöscht wird?
etc…
Je besser ihr Vorbereitet seid, desto konsequenter und konsistenter könnt ihr moderieren. Meine Erfahrung zeigt hier außerdem, dass die Vorbereitung Community Manager*innen ein ganz anderes Selbstbewusstsein gibt.
Fazit & Appell
Emojis und Codes sind keine Randerscheinung, sie sind Teil digitaler Kommunikationsstrategien. Nicht jedes Symbol ist problematisch, aber kann, je nach Kontext, Kombination und Narrativ problematisch werden. Deshalb braucht es im Community Management drei Dinge: Wissen, Beobachtung und eine klare Linie im Umgang. Ich hoffe, dieser Artikel hat euch den Anstoß für diese drei Faktoren gegeben.
Ein Appell meinerseits zum Abschluss. Egal ob Kotz-Emoji oder brennende Regenbogenflagge: Eine meiner Leitfragen in der Moderation ist immer: Was macht es mit den Menschen, die hier mitlesen und möglicherweise selbst betroffen sind? Kommentarspalten sind nämlich keine neutralen Orte. Sie sind soziale Räume, die Wahrnehmung prägen. Wenn entmenschlichende Codes stehen bleiben, normalisieren sie sich. Wenn menschenfeindliche Narrative unwidersprochen bleiben, verschiebt sich der Rahmen dessen, was sagbar scheint. Wenn Hass und Gehässigkeit die Kommentarspalte dominieren, ziehen sich Menschen mit gemäßigter Meinung aus Räumen zurück. Community Management bedeutet deswegen auch immer Verantwortung für den Kommunikationsraum, den wir aktiv gestalten. Nehmt diese Verantwortung bitte ernst, damit wir wieder mehr Gleichgewicht in die Diskussionen im Netz bekommen.
Vergesst aber gleichzeitig nicht, euch selbst zu schützen und eure Arbeitgebenden in die Pflicht zu nehmen. Dafür habe ich hier noch ein paar ausführliche Blogbeiträge für euch:
Die Moderation von Hassrede, Desinformation und polarisierenden Diskussionen ist eine der herausforderndsten Aufgaben im Community- und Social Media Management. Unternehmen und Organisationen, die Community Manager*innen beschäftigen, stehen dabei nicht nur vor organisatorischen und inhaltlichen Herausforderungen, sondern haben auch eine klare arbeitsrechtliche Verantwortung. Neben den allgemeinen arbeitsrechtlichen Regelungen spielen vor allem der Schutz vor psychischer Überlastung, faire Arbeitsverteilung und die Berücksichtigung von Homeoffice-Arbeitsplätzen eine zentrale Rolle. Welche Verpflichtungen daraus folgen und was sonst dafür sorgt, dass Community und Social Media Manager*innen in einem guten Umfeld arbeiten können, skizziere ich in diesem Beitrag. Ergänzt wird der Beitrag durch ein Muster für eine Gefährdungsbeurteilung, eine Reihe von Interviews aus vorbildlichen Unternehmen und Organisationen, sowie eine Schritt für Schritt Anleitung zu einem besseren Arbeitsumfeld.
Warum sich die Investition in ein gutes Arbeitsumfeld für Community und Social Media Manager*innen lohnt
Ich gebe zu, die Abschnitts-Überschrift fühlt sich falsch an, denn eigentlich sollte kein Arbeitgebender eine Erklärung dafür brauchen. Ein Blick in den Arbeitsmarkt, mein E-Mail Postfach und die Studie des BVCM zeigt leider das Gegenteil.
Abbildung 1: Die aktuell größten Herausforderungen der Teilnehmenden an der BVCM-Studie* Evertz, Katja/Evertz, Stefan
Das Ergebnis der BVCM-Studie zeigt klar die größten Herausforderungen liegen bei fehlenden Mitarbeiter*innen (50%), fehlenden Ressourcen (50%) und fehlender Zeit (40%). Das fehlende Verständnis für Social Media und/oder Communities, was mit 49% auf Platz drei liegt, ist meiner Meinung nach Ursache wie Symptom. Zumindest ist es das Bild, was ich immer wieder in Gesprächen geschildert bekomme. Genau deswegen ist es mir wichtig an dieser Stelle noch einmal ganz deutlich zu sagen:
Community- und Social-Media-Manager*innen sind das Rückgrat jeder digitalen Kommunikation und die letzte Bastion gegen den Hass. Sie tragen eine immense Verantwortung und Bürde, was entsprechend unterstützt und gewertschätzt werden muss!
Gutes Community Management sorgt für ein gesundes Online-Klima, macht Diskussionen auf Augenhöhe (wieder) möglich und schützt somit das Unternehmensimage. Wer in ein stabiles und unterstützendes Arbeitsumfeld investiert, profitiert außerdem von:
Geringerer Fluktuation: Eine realistische Arbeitsbelastung, regelmäßige Weiterbildung und psychologische Unterstützung sorgen für langfristige Mitarbeiterbindung.
Höherer Effizienz: Menschen, die sich nicht dauerhaft überlastet fühlen, können schneller und gezielter auf kritische Inhalte reagieren.
Besserer Community-Pflege: Ein ausgeglichenes Team kann empathischer agieren und damit das Community-Erlebnis verbessern.
Weniger Ausfall durch Krankheit: Stress beeinträchtigt das Immunsystem, Prävention hilft
Leider weiß ich, dass diese Argumente nicht bei allen Arbeitgebenden ausreichen, deswegen komme ich nach einer kurzen Ausführung über die Herausforderung durch Hassrede gleich zu den arbeitsrechtlichen Verpflichtungen.
Warum die Moderation von Hassrede, polarisierenden Diskussionen und Desinformation problematisch ist
Die Moderation von Online-Kommentaren ist anspruchsvoll und psychisch belastend. Besonders problematisch wird es, wenn:
Zu wenig Arbeitszeit für die Menge an Kommentaren vorhanden ist:
Das Volumen übersteigt die verfügbare Arbeitszeit, wodurch eine qualitative Moderation nicht mehr gewährleistet ist.
Unmoderierte Hassrede kann negative Auswirkungen auf die Community und das Unternehmensimage, sowie sogar rechtliche Konsequenzen haben.
Das Gefühl niemals fertig zu werden, sorgt für Überforderung, fehlende Selbstwirksamkeit und sogar Schuldgefühle
Homeoffice-Arbeit die Belastung verstärkt:
Fehlt der direkte Austausch mit Kolleg*innen, sind Mitarbeitende stärker auf sich allein gestellt.
Die Trennung zwischen Beruf und Privatleben verschwimmt, was das Stresserleben erhöht.
Unternehmen müssen besondere Maßnahmen ergreifen, um Community-Manager im Homeoffice zu unterstützen.
Nur eine Person die Aufgabe übernimmt:
Die gesamte Last liegt auf einer einzelnen Person, was Stress und psychische Erschöpfung fördert.
Ohne die Möglichkeit des Austauschs mit Kollegen fehlt die emotionale Entlastung.
Die Resilienz sinkt mit der Zeit, was zu Burnout führen kann.
Rechtliche Grundlagen: Arbeitsschutz und Arbeitszeitregelungen
Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Community-Manager unter fairen und sicheren Bedingungen arbeiten können. Die Einhaltung von Arbeitsschutz ist dabei das absolute Minimum. Hier sind die wichtigsten arbeitsrechtlichen Aspekte, die dabei berücksichtigt werden müssen.
Recht auf Gefährdungsbeurteilung
Laut § 5 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) müssen Arbeitgebende eine Gefährdungsbeurteilung durchführen, um physische und psychische Belastungen zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
Eine Gefährdungsbeurteilung ist die systematische Ermittlung und Bewertung potenzieller Gefahren am Arbeitsplatz. Ziel ist es, Risiken frühzeitig zu erkennen und durch geeignete Maßnahmen zu minimieren. Sie dient sowohl dem Schutz der Beschäftigten als auch der rechtlichen Absicherung der Arbeitgebenden. Die Leitlinie zur Gefährdungsbeurteilung hebt hervor, dass dies nicht nur physische, sondern auch psychische Belastungen umfassen muss, insbesondere bei Tätigkeiten mit hohem Stresslevel wie der Moderation von Hassrede.
Für Arbeitgebende bedeutet eine umfassende Gefährdungsbeurteilung:
Einhaltung gesetzlicher Pflichten, um Bußgelder und Haftungsrisiken zu vermeiden.
Optimierung der Arbeitsbedingungen, um die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern.
Langfristige Reduzierung von Krankheitsausfällen durch präventive Maßnahmen.
Schutz vor psychischer Belastung
Psychische Belastungen sind in modernen Arbeitswelten eine zunehmende Herausforderung. Die Gefährdungsbeurteilung muss laut § 5 ArbSchG explizit auch psychische Belastungen wie Stress, emotionale Erschöpfung oder Isolation durch Homeoffice-Arbeit umfassen. Relevante Aspekte für Community-Manager sind:
Hoher Arbeitsdruck und Zeitdruck durch ununterbrochene Online-Diskussionen.
Emotionale Belastung durch den Umgang mit Hassrede und Beleidigungen.
Fehlende Abgrenzung zwischen Beruf und Privatleben, insbesondere im Homeoffice.
Maßnahmen zur Reduzierung dieser Risiken können umfassen:
Regelmäßige Supervisionen und psychologische Unterstützung.
Klare Abgrenzung von Arbeits- und Pausenzeiten.
Geregelte Arbeitszeiten, sowie ausreichend Personal und Ressourcen
Technische Maßnahmen zur Reduktion direkter Konfrontation mit belastendem Content, z. B. Filtertools für toxische Inhalte.
Regelmäßige Schulungen und feste Zeiten für die Reflektion im Team.
Sowohl die physische, als auch die psychische Gefährdungsbeurteilung (PGB oder GB Psych) ist im §5 ArbSchG geregelt und somit gesetzlich verpflichtend. Eine mangelhafte oder fehlende Durchführung kann rechtliche Konsequenzen haben. Die Pflicht besteht im übrigen schon ab einem Mitarbeitenden.
Muster: Gefährdungsbeurteilung für Community Management
Ich sehe in der Praxis im Bereich der Gefährdungsbeurteilung einen großen Nachholbedarf. Entweder ist gar keine vorhanden, oder es wird versucht eine allgemeine Version für Bildschirmarbeitspltze zu nutzen, die aber potentielle Risiken aus der Online-Moderation nicht berücksichtigt. Aus diesem Grunde habe ich ein (nicht allgemein- oder rechtsgültiges) Muster für eine Gefährdungsbeurteilung für den Arbeitsbereich Community und Social Media Management erstellt. Vielen Dank an dieser Stelle an Susanne, Melanie, Andreas, Chris und Kata, die mir Einblick in ihre Gefährdungsbeurteilungen gegeben und mich bei der Recherche unterstützt haben.
Dieses Muster ist als Inspiration für Unternehmen und Organisationen zu verstehen, muss an Eure individuellen Gegebenheiten angepasst werden und erhebt ausdrücklich keinen Anspruch auf Vollständig- oder Rechtsgültigkeit. Bei der Erstellung einer auf Euer Unternehmen abgestimmten Gefährdungsbeurteilung helfen diese Quellen:
Leitlinie zur Gefahrenerhebung von der GDA, ein Zusammenschluss von Arbeitsschutzbehörden und Unfallversicherungsträgern
BGW – Schrittweise Erläuterung der Vorgehensweise zur Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung
IHK Rhein-Neckar: Hinweise und Arbeitshilfen für Gefährdungsbeurteilungen
Mein Appell – besteht hier auf Euer Recht auf die Gefährdungsbeurteilung und die Einleitung entsprechender Arbeitsschutzmaßnahmen. Wenn trotzdem keine Verbesserung eintritt, habt Ihr zumindest die Bestätigung, dass es höchste Zeit ist, sich ein besseres Umfeld zu suchen. Kein Job der Welt ist Eure Gesundheit wert!
Begrenzung der Arbeitszeit
Gemäß § 3 ArbZG darf die tägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, in Ausnahmefällen maximal zehn Stunden mit einem entsprechenden Ausgleich. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass:
Community-Manager nicht dauerhaft Überstunden machen.
Arbeitszeiten realistisch an das Kommentarvolumen angepasst werden.
Nach besonders belastenden Schichten ausreichend Erholungszeiten gewährt werden.
Darüber hinaus müssen gemäß § 5 ArbZG mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit zwischen Arbeitsende und erneutem Arbeitsbeginn liegen. Ausnahmen gibt es hier gemäß Absatz 2 unter anderem für den Rundfunk, wobei hier maximal um eine Stunde verkürzt werden darf. Das auch nur, wenn diese Verkürzung der Ruhezeit innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird.
Pflicht zur Pausen- und Erholungszeit
Gemäß § 4 ArbZG steht Arbeitnehmer*innen eine Pause von 30 Minuten zu, wenn die Arbeitszeit mehr als sechs, aber nicht mehr als neun Stunden beträgt. Bei einer Arbeitszeit von über neun Stunden erhöht sich das Pausenrecht auf 45 Minuten. Diese Pausenzeiten können in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Ein durchgehendes Arbeiten von mehr als sechs Stunden ist nicht gestattet. Die Pausen müssen innerhalb der Arbeitszeit liegen und können nicht genutzt werden, um den Arbeitstag früher zu beenden. Zudem müssen sie im Voraus festgelegt werden, wobei eine flexible Zeitspanne ausreicht. Arbeitgeber sollten ergänzend:
Häufige kurze Pausen für Moderatoren ermöglichen. Eine Studie, die ich hier verlinken werde sobald sie offiziell veröffentlicht wird, zeigt hier sehr deutlich, welche Verbesserung allein 10 Minuten Pause bringen können.
Strategien zur Erholung und psychischen Distanzierung fördern.
Gut Planen, wann Inhalte, die ein großes kontroverses oder negatives Echo haben, veröffentlicht werden.
Ein Plan B haben, wenn Themen unerwartet eskalieren und die ursprüngliche Personalplanung nicht funktioniert.
Die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorgaben ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern Euer verbrieftes Recht. Wie gesagt, wenn es hier schon zu „unterschiedlichen Meinungen“ bei der Einhaltung des Minimums gibt – gute Community und Social Media Manager*innen finden immer eine Alternative. Sprecht mich gerne an. Im nächsten Abschnitt möchte ich Euch Bespiele aus Unternehmen und Organisationen zeigen, die bereist gute Konzepte implementiert haben.
Best Practices aus der Praxis
Immer mehr Unternehmen und Organisationen verstehen nicht nur die Bedeutung von Community Management, sondern auch ihre Verantwortung und Fürsorgepflicht für die Mitarbeitenden. Hier werden nicht nur rechtliche Mindestanforderungen erfüllt, sondern darüber hinaus auf ein Arbeitsumfeld geachtet, in dem Community Management gut gelebt werden kann. Ich möchte Euch hier vier dieser Best Practice Beispiele vorstellen, die Ihr gerne als Vorbild zu Euren Vorgesetzten mitnehmen könnt. Allen vieren habe ich die Frage gestellt „Wie organisiert ihr eure Community Management Teams so, dass keine Überlastung durch Hassrede und Co entsteht?“
Schutzmaßnahmen im Community Management bei der FAZ
Ina Lockhart | Leiterin Social Media Frankfurter Allgemeine Zeitung (Foto: Wolfgang Eilmes)
Wir investieren viel Zeit und Sorgfalt in die Einarbeitung neuer Teammitglieder und in unsere ständige Fortbildung, die uns in unserem Selbstvertrauen und unserem Fokus bestärkt. Die Fortbildungs-Workshops dienen auch dazu, uns aus dem Alltag am Social Desk auszuklinken und mit Abstand auf unsere tägliche Arbeit zu schauen und uns dazu auszutauschen – zusätzlich zu unserem monatlichen Team-Meeting und dem täglichen Miteinander. Wir pflegen in unserem Alltag Resilienz und Pausendisziplin. Beide sind wichtig, damit wir Hassrede-Kommentare gut moderieren können und unsere Fähigkeit bewahren, konstruktive Kommentare wertzuschätzen und weiterhin an die gute Absicht der Kommentierenden zu glauben. Zum Thema Resilienz haben wir einen kleinen Leitfaden mit praktischen Tipps erstellt, der für alle jederzeit zugänglich ist. Bei der Einstellung neuer Teammitglieder achten wir darauf, dass wir im Team eine Vielfalt an Persönlichkeiten vertreten haben. Das hilft uns dabei, uns gegenseitig aufzufangen und zu bestärken im täglichen Community Management. Wichtig ist auch, dass wir alle regelmäßig vor Ort zusammenarbeiten. Das persönliche Miteinander verbessert die Motivation, aber auch die Qualität unserer Arbeit. Jede und jeder im Team weiß, dass sie oder er jederzeit um Hilfe bitten kann, wenn Hassrede-Kommentare sie oder ihn überfordern oder wenn persönliche Triggerthemen einen in der Moderation blockieren.
Schutzmaßnahmen im Community Management bei ALONDRA Social
Bei ALONDRA sorgen wir in vielfältiger Weise für den Schutz unserer Mitarbeiter:innen. Neben einem kontinuierlichen Austausch via Chat und Calls (da wird eine Remote Agentur sind), pflegen wir unter anderem regelmäßige Workshops bei Vivian, zu denen wir auch unsere Kund:innen einladen. Darüber hinaus stellen wir allen Kolleg:innen über eine Partnerschaft monatlich eine 60 Minütige Session mit Psycholog:innen zur Verfügung, die der Arbeitgeber zahlt. Diese Sessions dürfen von jedem frei verwendet werden und bleiben auch anonym. Dazu gesellt sich last but not least das Thema Teamsession, welche von Psycholog:innen geleitet wird.
Steven Urry | Managing Partner ALONDRA Social
Schutzmaßnahmen im Community Management beim Hessischen Rundfunk
Wenn wir Hassrede oder viele toxische Inhalte unter geplanten Beiträgen erwarten, planen wir vorab personell mehr Moderator*innen ein. Wenn das mal nicht möglich sein sollte, dann publizieren wir die Beiträge zeitlich dort, wo wir personell am stärksten besetzt sind – also beispielsweise nicht spät am Abend, wenn die Redaktion nachts nicht besetzt ist. In Fällen, in denen wir es nicht absehen konnten, holen wir ad hoc-Verstärkung aus einem Pool ins Team. Die Ultima Ratio ist, dass wir nachts die Kommentarspalte schließen und erst wieder am nächsten Morgen öffnen. Darüber hinaus bieten wir schon seit langem psychologische Supervision für Redaktionsteams oder Gruppen an. Jetzt haben wir noch ein zusätzliches neues Angebot im hr: Jede*r Content-Moderator*in kann im Bedarfsfall nach eigenem Ermessen Online eine Einzelsupervision buchen – eine extra Freigabe durch die Teamleitung oder Personalabteilung braucht es dafür nicht. Damit ermöglichen wir jedem Mitarbeitenden in den CM-Teams einen ganz niedrigschwelligen und einfachen Zugang zu dieser Form der Unterstützung. Darüber hinaus haben wir einen Teams-Channel für unsere Moderatorinnen, in dem wir uns gemeinsam austauschen und schnell kollegiale Unterstützung bekommen können. Dort sind auch Kolleg*innen aus der Rechtsabteilung, dem Social-Media-Management und der Unternehmenskommunikation, so dass wir sehr schnell eine ganzheitliche Betrachtung und ad-hoc-Reflexion hinbekommen.
Schutzmaßnahmen im Community Management bei Greenpeace
Bei Greenpeace Deutschland haben wir regelmäßig Supervision gemeinsam mit einer Diplom-Psychologin, die auf dem Gebiet Hass und Gewalt im Netz viel Erfahrung hat. Alle sechs bis acht Wochen treffen wir uns online und besprechen, was uns in der letzten Zeit belastendes begegnet ist. Wir bekommen Tipps und Übungen an die Hand, um uns zu entlasten. Zusätzlich setzen wir uns als Team wöchentlich zusammen und besprechen, was die letzte Woche wichtiges oder auch belastendes aufgetaucht ist. Dabei suchen wir gemeinsam nach Lösungen und erinnern uns gegenseitig an unser Gelerntes aus der Supervision. Außerdem bin ich als Senior jederzeit ansprechbar für meine Kolleginnen und übernehme in Notfällen die Arbeit. Zudem haben wir einzeln oder als Team die Möglichkeit uns in Notfällen oder besonders anstrengenden Zeiten einen zusätzlichen Termin bei unserer Psychologin zu buchen. Dann wird nochmal extra auf die aktuelle Situation geschaut und an Entlastungen gearbeitet.
Beate Steffens | Community Managerin Greenpeace
Vielen Dank an dieser Stelle an Ina, Tom, Steve und Beate für die Einblicke! Bei Euch ist der Status Quo noch nicht ideal? Dann habe ich für Euch zum Abschluss eine Empfehlung, wie ein Prozess aussehen könnte, um diesen zu verbessern.
Vier Schritte zu einer guten Arbeitsumgebung
Ein gutes Arbeitsumfeld für Community- und Social-Media-Manager*innen entsteht nicht zufällig – es muss bewusst gestaltet und kontinuierlich weiterentwickelt werden. Arbeitgebende sollten hier in einen strukturierten Prozess investieren, um gemeinsam mit ihren Mitarbeitenden eine gesunde, sichere und motivierende Arbeitsumgebung zu schaffen. Der folgende Prozess ist ein Beispiel, wie das funktionieren kann:
1. Analyse & Bedarfsermittlung: Wo stehen wir?
Wie bei jeder vernünftigen Strategie steht erst einmal die Analyse des Status Quo an. Dabei helfen die folgenden Fragen:
Welche Herausforderungen erleben die Community-Manager*innen aktuell?
Wo gibt es psychische oder physische Belastungen?
Gibt es bereits Maßnahmen, die gut funktionieren?
Welche Maßnahmen fehlen? Was ist gut gemeint, aber schlecht gemacht?
Welche Prozesse gibt es insgesamt in dem Teams? Sind diese dokumentiert und allen bekannt?
Wie läuft das Thema Einarbeitung bei uns ab?
Welche Schulungen / Weiterbildungen bieten wir den Teammitgliedern für mehr Sicherheit und Resilienz?
Wie funktioniert es bei anderen Unternehmen und Organisationen?
Um diese Momentaufnahme zu erstellen, sind folgende Methoden gut geeignet:
Mitarbeiterbefragungen (anonym oder in offenen Meetings. Meine Empfehlung – zumindest zusätzlich anonym durchführen, denn so kommen auch Probleme zur Sprache, die nicht jede*r im Meeting anführen würde)
Workshops zur Bestandsaufnahme
Analyse der Arbeitsbedingungen, z. B. Arbeitszeiten, Belastungsspitzen, Homeoffice-Bedingungen
Gesundheits- und Sicherheitschecks am Arbeitsplatz durch einen Fachbetrieb
2. Gemeinsame Definition eines „guten Arbeitsumfelds“
Jeder Mensch und jedes Team hat individuelle Bedürfnisse. Deswegen ist es wichtig, gemeinsam zu definieren, was ein gutes Arbeitsumfeld für die jeweilige Situation bedeutet. Beispiele sind hier:
Klare Kommunikationswege & Eskalationsstufen für kritische Situationen
Klarer Rückhalt durch Vorgesetzte und das Unternehmen / die Organisation
Flexibilität in Arbeitszeiten zur Bewältigung von Belastungsspitzen
Sichere und geschützte Arbeitsumgebung (z. B. Maßnahmen gegen Doxing & Cybermobbing)
Angemessene personelle Ressourcen, um Arbeitsüberlastung zu vermeiden
Psychologische Unterstützungsangebote für den Umgang mit belastenden Inhalten
Stärkung des Zusammenhaltes im Team
Ziel ist hier eine gemeinsame Vision für das Arbeitsumfeld zu entwerfen, die allen Beteiligten Orientierung gibt. Meine Empfhelung: Haltet den Konsens schriftlich fest und bestimmt eine Person, die „den Hut auf hat“, sowie jemanden, der Maßnahmen und Budgets wirklich freigeben kann. Idealerweise in Personalunion, aber mir ist bewusst, dass das nicht immer möglich ist.
3. Entwicklung und Umsetzung konkreter Maßnahmen
Basierend auf den Erkenntnissen aus Schritt 1 und 2 könnt Ihr dann gezielte Maßnahmen entwickelt und umgesetzt werden. Dazu können zum Beispiel gehören:
a) Arbeitsorganisation & Strukturierung
Einführung eines Rotationssystems, um die Dauerbelastung durch Hassrede zu minimieren.
Definition klarer Arbeitszeiten & Pausenregelungen, um Überlastung zu vermeiden.
Einführung eines Notfall- und Schutzkonzepts, z. B. juristische Unterstützung bei Bedrohungen.
b) Technische Unterstützung & Automatisierung
Implementierung von Moderationstools, die belastende Inhalte automatisch filtern.
Stärkung der IT-Sicherheit, um persönliche Angriffe auf Mitarbeitende zu verhindern.
Optimierung der Arbeitsplatz-Ergonomie, insbesondere für Homeoffice-Arbeit.
c) Psychologische Unterstützung & Community Care
Bereitstellung von psychologischer Beratung & Supervision.
Förderung von Austauschformaten, z. B. Peer-Support-Gruppen oder Reflexionsgesprächen.
Einführung eines Buddy-Systems, um Mitarbeitende emotional zu entlasten.
Mehr Inspiration für mögliche Maßnahmen findet Ihr sowohl in der Gefährdungsbeurteilung oben, als auch in den Interviews zu den Best Practices im vorherigen Abschnitt. Außerdem möchte ich euch an dieser Stelle das Workbook von Netzhorizonte ans Herz legen, dass eine Menge an Wissen und Impulsen rund um die Arbeitsorganisation im Community Management enthält. In meinen Artikeln zum Thema Resilienz im Community Management, sowie Hassrede im Community Management, findet Ihr ebenfalls Ideen.
4. Evaluation & Weiterentwicklung
Was heute ein gutes Arbeitsumfeld ist, kann nächstes Jahr schon nicht mehr auf die Bedürfnisse des Teams passen. Deswegen ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen und die Maßnahmen gegebenenfalls anzupassen.
Maßnahmen zur Qualitätssicherung:
Regelmäßige Feedback-Runden mit Mitarbeitenden (monatlich oder quartalsweise)
Regelmäßige anonyme Umfragen (jährlich) um eine Vergleichbarkeit herzustellen, sowie Defizite und Stärken zu identifizieren
Analyse von typischen Kennzahlen wie Krankheitstage, Mitarbeiterzufriedenheit und Fluktuation
Anpassung der Maßnahmen basierend auf neuen Herausforderungen oder technologischen Entwicklungen
Ich möchte hier noch einmal betonen, wie wichtig es ist, dass Mitarbeitende aktiv in diesen Prozess eingebunden werden, sodass sie sich gehört fühlen und mitgestalten können. Eine Investition in die Gesundheit und das Wohlbefinden des Community Teams mag aufwendig erscheinen, aber zahlt sich auf jeden Fall aus – nicht nur weil es den Mitarbeitenden besser geht, sondern weil sich dies auf die Qualität der Moderation positiv auswirkt.
Fazit
Die Moderation von Hassrede ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die nicht nur klare arbeitsrechtliche Strukturen erfordert, sondern auch echte Fürsorge durch die Arbeitgebenden. Durch eine faire Arbeitsverteilung, geregelte Arbeitszeiten, psychologische Unterstützung, regelmäßige Weiterbildung und Homeoffice-Optimierungen kann langfristig eine gesunde und effektive Moderation gewährleistet werden. Ein Vorteil sowohl für die Arbeitgebenden, als auch die Community und Social Media Manager*innen
Quellen
* BVCM Studie 2023 https://www.bvcm.org/studie/ Evertz, Katja/Evertz, Stefan, 2023, Social Media und Community Management – BVCM-Studie 2023. Nordkirchen: Bundesverband Community Management e. V. – für Social Media und digitale Kommunikation
Sie suchen ein Muster für Community Guidelines beziehungsweise Richtlinien? Dann sind Sie hier genau richtig! Am Beispiel einer Community für Mütter, haben Ich Ihnen hier die wichtigsten Eckpunkte von Community Richtlinen zusammengestellt. Sie müssen die Texte nur noch für Ihre Zielgruppe anpassen!
Community Guidelines sind die Leitplanken für Ihre Mitglieder. Sie verdeutlichen, welches Verhalten in der Community erwünscht ist und welches sanktioniert wird. Die folgenden Elemente sollte immer enthalten sein:
Ziele & Werte der Community
Beschreiben Sie hier das Ziel Ihrer Community, Ihre Werte und für wen die Community gedacht ist.
Diese Community für Mütter ist ein Ort, an dem wir uns Abseits der „Mommy Wars“ austauschen, voneinander lernen und uns gegenseitig unterstützen. Wir versagen uns dem gesellschaftlichen Druck und stellen uns und unsere Familie in den Mittelpunkt, damit wir gemeinsam die besten Voraussetzungen für ein glückliches Leben schaffen.
Gewünschtes Verhalten in der Community
Welches Verhalten wird von den Mitgliedern gewünscht?
Wir gehen respektvoll, liebevoll und milde miteinander um
Wir akzeptieren, dass es unterschiedliche Meinungen gibt
Wir bringen Kritik sachlich und konstruktiv an
Wir unterstützen uns gegenseitig, insbesondere in schweren Zeiten
Wir nehmen die Sorgen und Nöte anderer Ernst, auch wenn wir diese nicht nachvollziehen können.
Unerwünschtes Verhalten der Mitglieder
Welches Verhalten ist von den Mitgliedern unerwünscht?
Wir halten uns an geltende Gesetze!
Sämtliche Verstöße gegen Urheber-, und Persönlichkeitsrecht, sowie Beiträge die Beleidigung, Verleumdung, üble Nachrede, Schmähungen von Personen oder Organisationen, vulgäre Beiträge. Gewaltverherrlichung, Diskriminierung, Rassismus, Fremdenfeindlichkeit oder Sexismus enthalten, sowie menschenverachtende oder verfassungsfeindliche Beiträge haben hier keinen Platz.
Persönliche Attacken, herabwürdigende Kommentare, falsche Behauptungen, Mobbing und Hänseleien haben hier ebenfalls nichts zu suchen
Werbliche Inhalte und Links sind nicht erwünscht
Das Veröffentlichen von persönlichen Daten oder vertraulich bekannt gewordener Information ist untersagt
Diese Regeln gelten sowohl für den öffentlich sichtbaren Bereich, als auch die persönlichen Nachrichten
Die Bundesregierung hat auf Facebook neben einer ausführlichen Netiquette zusätzlich ein visuelle Zusammenfassung der wichtigsten Regeln. Das sorgt für schnelle Verständlichkeit
Konsequenzen von Regelverstößen
Transparente Konsequenzen von Regelverstößen helfen sowohl den Mitgliedern, als auch dem Community Management.
Verstöße gegen die Community Guidelines werden im Interesse der Community verfolgt, denn wir möchten mit Euch eine vertrauensvolle und positive Kommunikation aufbauen. Je nach Schwere mit unterschiedlichen Konsequenzen behandelt. Mögliche Konsequenzen reichen hier von einer schriftlichen Verwarnung, über den temporären, bis hin zu einem permanentem Ausschluss aus der Community. Sollten wir einmal einen Verstoß nicht sehen, dann meldet diesen Bitte unter communityteam@xyzanbieter.de. Wir kümmern uns dann drum!
Abschlussklausel
Zum Abschluss der Guidelines empfehle ich immer noch eine implizite Zustimmung zu diesen mit dem Beitritt zu der Community, sowie einem motivierenden Abschlusswort.
Mit dem Beitritt der Mama Community stimmt Ihr den Community Guideline zu. Wir freuen uns auf eine wunderbare Zeit mit Dir und wünschen Dir, dass Du bei uns Deine Mama Gang findest! Solltest Du Fragen oder Nöte haben, kannst Du Dich jederzeit an AdminmamaX (Profil verlinkt), oder communityteam@xyzanbieter.de bei uns melden.
Wenn Sie Ihre eigene Community haben, können Sie darüber hinaus auch definieren, welche Aufnahmekriterien Menschen erfüllen müssen, um aufgenommen zu werden. Dies ist insbesondere bei sensiblen Themen sinnvoll und wichtig, um einen geschützten Raum für die Mitglieder zu schaffen. Achten Sie dabei aber darauf, dass Sie die Ansprüchen nicht zu hoch legen, um passende Kandidat:innen nicht zu verschrecken.
Beispiele für gute Community Guidelines
Sie möchten direkt eine Community Richtlinie für Ihre Community anlegen? Dann finden Sie hier Inspiration, die sich an die unterschiedlichsten Mitgliedertypen richtet:
Social Media Guidelines sind die Leitplanken für das sichere Navigieren im Social Web und ein wichtiges Thema, das vor einem aktiven Eintritt in ein Engagement ausgearbeitet und allen Mitarbeitern kommuniziert werden muss. Eine Frage, die in der Beratungspraxis regelmäßig aufkommt, ist die, ob der damit verbundene Aufwand denn wirklich nötig ist? An dieser Stelle gebe ich ein eindeutiges „Ja!“ zurück und möchte in diesem Artikel erklären warum.
Was sind Social Media Guidelines?
Social Media Guidelines sind Richtlinien, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei unterstützen, privat wie beruflich sicher im Internet zu agieren. Sie beinhalten Regeln sowie Handlungsempfehlungen für das Verhalten in den sozialen Medien. Dabei wird deutlich und verständlich erklärt, was im Umgang mit internen und externen Anspruchsgruppen zu beachten ist. Dazu haben Social Media Guidelines das Ziel, den Mitarbeitern Unsicherheiten im Hinblick auf die sozialen Medien zu nehmen und sie so zu höherem Engagement im Sinne ihres Arbeitgebers zu motivieren.
Sicherheit durch Wissen
Viele Aspekte von Social Media Guidelines werden bereits durch Gesetze, Arbeitsverträge und dem gesunden Menschenverstand abgedeckt. Trotzdem sind die Unsicherheiten im Umgang mit den sozialen Medien bei der Grundgesamtheit in vielen Behörden, Organisationen und Unternehmen noch hoch. Social Media Guidelines helfen an dieser Stelle, da sie wie Schwimmflügel bei den ersten Schwimmversuchen fungieren. Sie unterstützen die Bewegung im Netz, da sie Sicherheit geben. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Richtlinien entsprechend so formuliert sind, dass diese die Mitarbeiter ermutigen und zu einem rechtssicheren Umgang befähigen, statt ihnen mit Drohungen, Verboten und Worst-Case-Szenarien Angst vor dem Social Web zu machen.
Weniger Angst vor einem Engagement der Mitarbeiter
Die Angst der Führungspersonen vor Fehltritten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird durch Social Media Guidelines verringert. Um festzustellen, dass bestehende gesetzliche und vertragliche Regeln es eben nicht immer in das Bewusstsein aller Mitarbeiter schaffen, reicht ein Blick in die Kommentarspalten auf Facebook. Dabei kann ja auch genau der Umstand, dass ein Mitarbeiter seinen Arbeitgeber nicht offen legt, zu Problemen führen (siehe auch die Aussagen von Dr. Ulbricht in diesem FAZ Artikel). Mit entsprechend formulierten Guidelines kann ich als Führungsperson zumindest annehmen, dass meine Mitarbeiter wissen was sie tun, oder an wen sie sich wenden müssen, wenn sie Fragen haben.
Souveräne Mitarbeiter als Gesichter der Behörde, Organisation oder des Unternehmens
Gerade weil jeder Mitarbeiter ein wertvoller Botschafter der Organisation ist, sind Social Media Guidelines wichtig. In der Außenkommunikation wird jeder Mitarbeiter, selbst wenn er sich privat äußert, auch in seiner Rolle als Mitarbeiter der Organisation wahrgenommen. So kann eine Äußerung schnell als eine offizielle Position missverstanden werden und entsprechend große Kreise ziehen. Über diese Verantwortung muss ein Mitarbeiter sich im Klaren sein. Deswegen gehört es zur Fürsorgepflicht des Dienstherrn bzw. Arbeitgebers, eben genau die relevanten bestehenden Gesetze und Regelungen transparent darzustellen. Mehr noch, deren Bedeutung im Hinblick auf die sozialen Medien muss für die Mitarbeiter „übersetzt“ werden. Nur so können die Mitarbeiter rechtssicher für ihren Arbeitgeber kommunizieren. Was bringt mir der ansonsten der reichweitenstärkste, interne Influencer, wenn dieser urheberrechtlich geschützte Bilder oder GIFs veröffentlicht, deswegen abgemahnt wird und dann nie wieder etwas veröffentlicht? Von dem negativen Bild, dass so ein Vorfall auf den Arbeitgeber werfen würde mal ganz abgesehen.
Warum die Form wichtig ist
Nicht schriftlich festgehaltene Guidelines unterliegen zwei Phänomenen. Zunächst einmal ist bei der mündlichen Wiedergabe der „Stille Post-Effekt“ nicht zu vermeiden. Das führt dazu, dass ein gemeinsamer, deckungsgleicher Wissenstand aller Mitarbeiter nicht garantiert werden kann. Damit wäre das ursprüngliche Ziel der Social Media Guidelines nicht erreicht. Darüber hinaus hat eine Verschriftlichung von Richtlinien auch immer Symbolcharakter, sowohl im Hinblick auf die Bedeutung der sozialen Medien, als auch der Notwendigkeit sich zumindest einmal damit zu beschäftigen. Als zusätzlichen Bonus wurden die Guidelines schriftlich dokumentiert, damit diese verweis- und unverfälscht abrufbar sind.
Zum Thema Form gehört auch der Inhalt. Dieser muss zur Kultur und Struktur des Absenders die passende Tonalität finden und an die Zielgruppe angepasste Empfehlungen beinhalten. Sollten Guidelines als Hemmnis verstanden werden, kann es nicht die Lösung sein, keine zu haben. In so einem Fall müssen die Guidelines durch ein entsprechendes Vorwort, idealerweise von der Geschäftsführung, einem Vorbild oder einer Führungskraft, und/oder ein Handbuch ergänzt werden.
Muster Social Media Guidelines
Sie haben keine Zeit für die Erstellung eigener Social Media Guidelines? Dann lade ich Sie herzlich dazu ein, mein Musterbeispiel als Grundlage zu nutzen. Das Beispiel wurde in jahrelanger Praxiserfahrung zusammen mit zahlreichen Behörden, Organisationen und Unternehmen weiterentwickelt und lässt sich leicht auf die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Sie finden den zugehörigen Text, inklusive einer angehängten PDF-Version hier: Muster Social Media Guidelines
Fazit
Abschließend bleibt dann noch einmal zu unterstreichen, dass der ermutigende Charakter von Social Media Guidelines wichtig ist. Derartige Richtlinien sollen eben keinen Verbotskatalog, sondern schützende und ermunternde Leitplanken für die Nutzung der sozialen Medien sein. Idealerweise sind sie eingebettet in ein Gerüst aus Schulungen und Lehrmaterial, um die Medienkompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu stärken. Nur dann (ver)helfen sie den Angestellten zu einem professionellen Einstieg, dem Aufbau von Medienkompetenz und dabei, die größten Stolpersteine zu umgehen. Damit haben Sie auch einen Grundstein für Employer Branding gelegt und sich für potenzielle Ausbaustufen ein Fundament erarbeitet.
Weiterführende Lektüre
Einen sehr guten ausführlichen Artikel zum Thema, zu dem ich auch einen kleinen Teil betragen durfte, finden Sie hier im Upload Magazin.
Ich habe bereits für zahlreiche Unternehmen, Behörden und Verbände Social Media Guidelines ausgearbeitet. In allen Fällen musste ich feststellen, dass es trotz vieler guter Beispiele, oder gerade deswegen, gar nicht so einfach ist, perfekte und einzigartige Social Media Guidelines zu entwickeln. Das hat aber auch einen guten Grund, denn die Eckpfeiler dieser Richtlinien sind im Wesentlichen die gleichen. Dieses Muster für Social Media Guidelines ist eine Kombination aus einer Reihe von Best Practices und soll Ihnen dabei helfen, welche für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation zu entwickeln. Am Ende des Beitrages verlinke ich noch eine PDF Version für Ihre Unterlagen.
Vorwort
In unserem Unternehmen wird grundsätzlich begrüßt, wenn Sie sich aktiv in der Welt der sozialen Medien einbringen, dort Ihre Expertise zeigen und sich vernetzen. Niemand kann unser Unternehmen so authentisch repräsentieren wie Sie, unsere Mitarbeiter. Beim Umgang mit sozialen Medien gibt es jedoch auch Risiken und Fallstricke und damit einige Grundregeln bei der verantwortungsbewussten Nutzung zu beachten. Unsere Social Media Guidelines sollen Ihnen helfen, sich sicher und professionell im Internet zu bewegen. Wenn bei der Lektüre Fragen auftauchen oder Sie gerne weiterführende Informationen zu einem Thema hätten, können Sie sich jederzeit an das Social-Media-Team unter <Telefonnummer> <E-Mail-Adresse> wenden. Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zu Seite und bieten darüber hinaus auch Schulungen zu Themen rund um die sozialen Medien an. Informationen darüber finden Sie unter <URL>. Sie sind natürlich auch herzlich eingeladen, sich unsere Unternehmenspräsenzen anzusehen, Sie finden uns auf <Liste der Präsenzen mit URLs>.
Unsere Social Media Guidelines
Sie übernehmen die Verantwortung für Ihr Handeln Sie sind für Ihr Verhalten und Ihre Äußerungen im Internet – ob beruflich oder privat – selbst verantwortlich. Was Sie dabei immer im Hinterkopf behalten sollten, ist, dass alles, was einmal im Internet veröffentlicht wurde, nicht so schnell wieder verschwindet. Wahren Sie Ihre Privatsphäre, und machen Sie sich auf denen von Ihnen genutzten Plattformen mit den entsprechenden Funktionen vertraut. In unregelmäßigen Abständen bietet Ihnen das Social-Media-Team eine Schulung zu diesem Thema an, den nächsten Termin finden Sie unter <URL>.
Sprechen Sie für sich, nicht im Namen des Unternehmens Unser Pressesprecher ist für offizielle Statements und Veröffentlichungen zuständig. Machen Sie entsprechend deutlich, dass es sich bei Ihren Aussagen um Ihre Meinung und nicht zwingend die des Unternehmens handelt. Dabei hilft zum Beispiel ein Disclaimer, den Sie auf Ihren Präsenzen einpflegen, à la: »Die hier veröffentlichten Beiträge geben meine private Meinung wieder und repräsentieren nicht die Position meines Unternehmens.«
Halten Sie gesetzliche Vorgaben ein Gesetze gelten genauso im Internet. Sie sind entsprechend auch online verpflichtet, gesetzliche Vorgaben, wie zum Beispiel Datenschutz, Persönlichkeitsrecht sowie Urheber- und Markenrecht, einzuhalten.
Geschäftsgeheimnisse und Interna gehören nicht ins Netz Geschäftsgeheimnisse und Interna sind nicht für die Öffentlichkeit bestimmt. Als Richtlinie hilft Ihnen hier, nichts zu kommunizieren, das Sie noch nicht in Form einer Pressmitteilung gesehen haben. Aktuelle und vergangene Pressemitteilungen finden Sie hier <Link zu den Pressemitteilungen>. Gleiches gilt für inhaltliche Details oder interne Themen, bei denen Sie davon ausgehen können, dass ein betriebliches Interesse daran besteht, diese nicht zu veröffentlichen. Wann immer Sie unsicher sind – kommen Sie einfach auf das Social-Media-Team <E-Mail-Adresse> zu. Wir helfen Ihnen gerne weiter, und beraten Sie bei Unsicherheiten.
Respekt und Anstand als A und O der Kommunikation Sein Gegenüber mit Respekt zu behandeln, ist selbstverständlich. Entsprechend gilt: Halten Sie sich an die Regeln des Anstands, und verhalten Sie sich gegenüber anderen Personen respektvoll. Beleidigungen, Obszönitäten oder Verunglimpfungen sind unerwünscht. Jede soziale Plattform hat Regeln, informieren Sie sich über diese, und halten Sie diese ein.
Transparenz, Offenheit und Authentizität als Basis von Vertrauen Mit die wichtigsten Werte in den sozialen Medien und gleichzeitig die Basis von Vertrauen sind Transparenz, Offenheit und Authentizität. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie offenlegen, dass Sie Mitarbeiter des Unternehmens sind und Ihren echten Namen nutzen, wenn Sie zu einem für unser Unternehmen relevanten Thema mitdiskutieren. Tun Sie das nicht oder erst zu spät, kann dies schnell als Schleichwerbung gewertet werden, und Ihre gute Intention verkehrt sich ins Gegenteil. Fällt das Thema nicht in Ihr absolutes Fachgebiet, ist es immer hilfreich, mit dem jeweiligen Fachbereich Rücksprache zu halten, damit Sie keine Fehlinformationen verbreiten.
Fehler sind menschlich, stehen Sie dazu Fehler sind nicht immer vermeidbar, was dann zählt, ist der transparente und taktvolle Umgang mit der Situation. Entschuldigen Sie sich für Ihren Fehler, und versuchen Sie nicht, diesen zu vertuschen. Wenn Sie bereits veröffentlichte Beiträge korrigieren, müssen Sie die Korrekturen als solche kennzeichnen.
Streitigkeiten gehören nicht in die Öffentlichkeit Lassen Sie sich nicht zu öffentlichen Streitereien provozieren, und vermeiden Sie besserwisserisches Auftreten. Ein ruhiger Kopf, in Kombination mit einer souveränen, sachlichen Antwort, gewinnt mehr als jede überhitzte Reaktion. Wenn Sie in einer Diskussion nicht weiterkommen, können Sie sich gerne an uns <E-Mail-Adresse> wenden.
Wissen, was zu tun ist, wenn es brennt Sie haben einen besonders kritischen Beitrag entdeckt oder haben die Sorge, dass ein Thema oder ein Vorfall im Unternehmen in eine Krise oder negative Stimmen über unser Unternehmen ausarten könnte? Dann informieren Sie uns bitte sofort unter <E-Mail-Adresse> darüber. Wir prüfen den Fall umgehend und werden alle notwendigen Schritte einleiten. In diesem Zusammenhang gibt es nicht zu viele Informationen, jeder Hinweis hilft.
Anstandsloses Verhalten gegenüber Geschäftspartnern und Kunden Alles, was im Internet steht, kann potenziell von unseren Geschäftspartnern gelesen werden. Jegliches despektierliches Verhalten fällt negativ auf das gesamte Unternehmen zurück. Deswegen gilt auch bei Stress und Problemen – äußern Sie sich nicht öffentlich darüber. Es sollte selbstverständlich sein, dass negative Kommentare und Respektlosigkeiten über Partner, Kunden und auch potenzielle Kunden absolut tabu sind. Sehen Sie jedoch die Chance, einem Kunden bei der Lösung eines Problems zu helfen oder eine Frage zu beantworten, können Sie das gerne tun.
Vorsicht ist besser als Nachsicht Wann immer Ihnen Zweifel kommen, ob das, was Sie gerade vorhaben, eine gute Idee ist – tun Sie es nicht, oder fragen Sie zumindest bei uns, dem Social-Media-Team unter <Telefonnummer> <E-Mail-Adresse> nach. Wir helfen Ihnen gerne bei allen Fragen rund um das Internet weiter.
Wer mich kennt weiß, dass ich mich seit Jahren für die Professionalisierung der Branche einsetze. Ein wichtiger Punkt an dieser Stelle ist die Akzeptanz der Berufsbilder des Social Media und des Community Managers innerhalb des Unternehmens. Wer nicht nur als „Der Facebook Klicker“ wahrgenommen werden will, muss seinen Beitrag zu den Unternehmenszielen nachweisen. Fans, Follower und Likes sind dafür schlichtweg die falschen KPI, bzw. um genau zu sein sind es gar keine KPI sondern Messwerte, aber dazu später.
Was ist überhaupt ein KPI?
Als Key Performance Indicator (KPI), zu Deutsch Leistungsindikator, gelten betriebswirtschaftliche Kennzahlen, anhand derer der Fortschritt oder der Erfüllungsgrad einer Zielvorgabe gemessen werden kann. Dabei ist eine Kennzahl eine Verhältniszahl, die zwei Messwerte miteinander in Beziehung setzt. Über KPIs können Prozesse im Unternehmen kontrolliert und bewertet werden, um diese gegebenenfalls anzupassen oder zu optimieren. Ein Messwert ist dabei ein Wert, der gezählt werden kann.
Warum sich Fans & Co hartnäckig als KPI halten und was man dagegen tun kann
Mit hohen Fanzahlen geht oftmals ein gewisser Prestige-Effekt einher, was es gegenüber weniger erfahrenen Vorgesetzten und Agenturkunden schwer macht, eben nicht an diesen gemessen zu werden. Das die eigene Seite mehr Fans als der Wettbewerb hat, zählt in diesem Kontext leider oft mehr, als strategische Ziele und Inhalte. Doch seien wir an dieser Stelle mal ganz ehrlich: Welche Aussagekraft hat ein Fan im Bezug auf ein Unternehmensziel? Gerade unter dem Aspekt, dass man sich Fans, Follower und Co problemlos einkaufen kann? Mittlerweile geht mein erster Blick bei einem Audit in die Fanstatistiken des Wettbewerbs – woher kommen die Fans? Finde ich dort „Unregelmäßigkeiten“ ist es oftmals wesentlich einfacher die Führungsriege davon zu überzeugen, dass die Fanzahl eben nicht so wichtig ist, wie es scheint. Ein zweites Argument an dieser Stelle ist, dass Fans, die über Gewinnspiele und Co „gewonnen“ wurden, langfristig negative Auswirkungen auf die Reichweite haben. Oder für Vorgesetzte ausgedrückt – es muss mehr Budget in Werbung investiert werden, als für eine organisch gewachsene, wirklich an dem Unternehmen/Produkt/Thema interessierte, Fangruppe.
Wie Ihr Fake Follower entdecken könnt
Um einen schnellen Einblick zu bekommen, wie sich die eigene Fangemeinde, oder die des Wettbewerbs, zusammen setzt, gibt es eine Reihe von Tools. Eine kleine Auswahl findet Ihr hier:
Der Facebook Like Check generiert eine Auflistung der Fans nach Herkunftsland
Für Instagram gibt es aktuell nur Tools, die die eigenen Fans analysieren – Beispiele sind hier Iconosquare (7 Tage Testaccount) und Followercheck.
Es gibt ein paar Indizien für „unechte“ Fans, wie zum Beispiel viele Fans aus Ländern, die die Sprache der Seite nicht verstehen und auch sonst keinen Bezug zum Thema haben, sehr große Sprünge im Fanzuwachs, sehr hohe Fanzahl bei sehr geringer Aktivität oder einfach viele Fans mit keinem / dem gleichen Profilbild oder seltsamen Namen. Woher die Fans dabei kommen, ist dabei wiederum nicht immer im Einflussbereich der Seite, oder anders gesagt – selbst viele unechte Fans sind nicht zwingend ein Hinweis darauf, dass die Seitenbetreiber diese gekauft haben.
Ein zweiter Grund liegt meiner Meinung nach schlicht in mangelndem strategischen Einsatz der sozialen Netzwerke. Fans, Follower und Co als Messwerte einfach zu erfassen und zu vergleichen. Entsprechend niedrig ist aber auch der Aussagewert. Messwerte müssen immer in einen Kontext gebracht werden, um überhaupt eine strategische Aussagekraft zu haben. Wer gute KPI aufstellen möchte, muss Ziele für das Social Media Engagement haben. Gute Ziele in diesem Bereich zeichnen sich wiederum dadurch aus, dass Sie einen Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten. Die erste Frage an dieser Stelle lautet also
„Wie kann das Social Media Engagement, in Anbetracht der verfügbaren Ressourcen und den Bedürfnissen der Zielgruppe, zu den Unternehmenszielen beitragen?“
Nur wer diese Frage strategisch beantworten kann, ist in der Lage wirklich relevante KPI abzuleiten.
Mögliche Auswirkungen einer Fixierung auf Likes & Co.
Natürlich ist es für Social Media und Community Manager wichtig, sich mit den eigenen Messwerten und Kennzahlen auseinander zu setzen. Welche Themen kommen besonders gut an? Was löst Interaktion aus? Wie ist die Stimmungslage innerhalb der Community? Aber hier muss immer der Blick für einen strategischen Bezug bleiben. Liegt der Fokus zu sehr auf Likes & Fanzahlen und nicht auf der Passgenauigkeit zur Strategie, sieht ein Blick in die Statistik nämlich so aus:
Screenshot: Fanpage Karma
Ich habe hier bewusst Wörter, die einen Rückschluss auf die Organisation, die hinter dieser Tagcloud steht unkenntlich gemacht, aber soviel – mit Fußball hat diese absolut nichts zu tun und Gewinnspiele sind ebenfalls nicht der Geschäftszweck. Leider ist das aber auch kein Einzelfall, selbst große Marken bespaßen Ihre Fans mit ähnlich generischen Inhalten, die keinerlei Bezug zum Produkt oder der Branche haben. Die Interaktions- und Reichweitenwerte sind hier sicher gut, die Frage ist, wie hier langfristig intern das entsprechende Budget verargumentiert werden kann.
Schrittweise vom Messwert zum relevanten KPI
Der erste Schritt ist hier, ein Verständnis dazu zu entwickeln, was KPI überhaupt sind. Ich erläutere dafür einmal kurz den Prozess vom Messwert über die Kennzahl zum KPI.
Messwerte
Messwerte für Social Media sind die am einfachsten zu bestimmenden Werte, denn sie können einfach abgezählt oder gelesen werden. Sie bilden die Grundlage für die Bestimmung von KPIs, sind aber allein wenig aussagekräftig. Beispiele für Messwerte sind Fans, Follower, Likes, Shares, Kommentare etc.
Kennzahlen – Messwerte in Relation
Werden Messwerte in ein Verhältnis oder eine Relation zu mindestens einem anderen Messwert gesetzt, entsteht eine Kennzahl. Dabei kann der zweite Messwert sowohl eine weitere Zahl über das eigene Unternehmen, als auch die eines oder mehrerer Wettbewerber sein. Beispiele sind: Relative Reichweite (Reichweite im Verhältnis zur Fanzahl), Relative organische Reichweite (Organische Reichweite in Relation zur Fanzahl, gerne als Vergleichswert zur Gesamtreichweite inkl. bezahlter Reichweite)
KPIs – Kennzahlen mit Zielen verknüpfen
Es gibt noch einen kleinen, feinen Unterschied zwischen Kennzahl und KPI. Ein KPI ist eine Leistungskennzahl und muss aus diesem Grund immer in Bezug zu einem Ziel stehen. Die passenden KPIs für Ihr Unternehmen hängen entsprechend von den Social-Media-Zielen ab. Beispiel: Die Messwerte „Anzahl der positiven Stimmen“ und „Anzahl der negativen Stimmen“ zu Kampagnenhashtag X, geben in Relation gesetzt Rückschluss auf die Stimmung bezüglich einer Kampagne.
Wie das Gesamtprocedere aussehen kann, zeige ich im nächsten Schritt.
Vom Unternehmensziel zum KPI
Um den Beitrag von Social Media an den Unternehmenszielen sichtbar zu machen, muss das Pferd von hinten aufgezäumt und aus den Unternehmenszielen die passenden KPIs abgeleitet werden. Die KPIs eines Unternehmens sind so individuell wie dessen Ziele. Aus diesem Grund müssen folgende Fragen für die Ableitung von Kennzahlen geklärt werden:
? Was bedeutet im Hinblick auf die eigenen Ziele »Erfolg«, und was muss entsprechend gemessen werden?
? Welche Messwerte stehen überhaupt zur Verfügung, um daraus Kennzahlen abzuleiten?
? Auf welchen Plattformen muss gemessen und welche unterschiedlichen Messwerte müssen beachtet werden?
? Welche Gewichtung werden interaktiven Elementen und den jeweiligen Plattformen zugeordnet? Ist ein Share mehr wert als ein Kommentar? Ist ein Kommentar im Blog mehr wert als einer auf Facebook?
Sind diese Fragen geklärt, geht es an die konkrete Ableitung. Sind die Social Media Zielen von den Unternehmenszielen abgeleitet, ist es meistens sinnvoll zu schauen, wie die zugehörigen KPI aussehen. Oft ist die hier angewandte Methode eine gute Inspiration.
Modelle für die Ableitung von KPI
In den letzen Jahren wurden eine Reihe von Modellen entwickelt, die auf der Verknüpfung mit den Unternehmenszielen basieren. Hervorzuheben wären hier meiner Meinung nach
Da eine ausführliche Diskussion aller Modelle hier den Rahmen sprengen würde, habe ich die jeweiligen Modelle verlinkt.
Das imho beste und vollständigste Modell wurde jüngst von dem BVDW als „Leitfaden Erfolgsmessung in Social Media“ veröffentlicht. In dem Leitfaden wird dezidiert erklärt, wie Social Media Manager ausgehend von den drei größten Zielbereichen von Organisationen ( Kostensenkung, Umsatzsteigerung, Handlungsautonomie) Ziele für Ihr Social Media Engagement ableiten können.
Quelle: BVDW
Besonders hilfreich für die Ableitung der eigenen Ziele finde ich dabei die Erfolgsmessungsmatrix, die für die drei größten Zielbereiche der Organisation, die Ziele der Strategie und der zugehörigen Maßnahmen, die darauf basierenden möglichen Kennzahlen, sowie die Erhebungsmethode darstellt. Einen Ausschnitt der Matrix ist in der folgenden Vorschau zu sehen, den kompletten Leitfaden und die Matrix könnt Ihr Euch hier beim BVDW runterladen.
Quelle: BVDW
Mit dieser ausführlichen Hilfestellung gibt es meiner Meinung nach keine Ausrede mehr, um keine sinnvollen KPI für die Führungsebene zu entwickeln.
Praxisbeispiel
Zum Abschluss möchte ich den Prozess einem vereinfachten Praxisbeispielen zeigen.
Ausgangslage
Das strategische Ziel »Kundenzufriedenheit« soll auf einen KPI für Social Media heruntergebrochen werden. Betrachtet wird der mögliche Beitrag eines Social Media Kundenservices.Die aktuelle Tonalität gegenüber dem Unternehmen in den sozialen Netzwerken ist nicht gut. Eine Nullmessung auf Twitter hat ergeben, dass 30% negativen Nennungen, lediglich 5% positive Nennungen entgegen stehen. Im klassischen Kundenservice wird die Kundenzufriedenheit über einen Fragebogen erfasst, die nach dem Abschluss eines Falles verschickt wird. Darüber hinaus hat der klassische Kundenservice das Ziel alle nicht telefonischen Anfragen innerhalb von 48 Stunden zu beantworten.
Daraus kann der Kundenservice zwei Ziele ableiten:
1. Erhöhung der positiven Nennungen um 10% innerhalb von 3 Monaten.
2. Beantwortung von 90% der Kundenanfragen innerhalb von 2 Stunden im nächsten Quartal
Daraus leiten sich als KPI ab:
1. Anzahl der positiven Nennungen zum Zeitpunkt X + 3 Monate / Anzahl der positiven Nennungen zum Zeitpunkt X
2. Anzahl der Fragen, die innerhalb von 2 Stunden beantwortet wurden / Anzahl aller beantworteten Fragen
Natürlich ist dieses Beispiel sehr vereinfacht, aber das Prinzip sollte klar werden.
Fazit
Fan- und Likezahlen ohne Kontext haben keine Relevanz für die Ziele der Organisation, im Gegenteil eine alleinige Fixierung auf diese Messwerte führt zu generischen Inhalten, die wiederum eine langfristige Rechtfertigung des Social Media Engagements erschweren. Dagegen verschaffen zielgerichtete und relevante KPI einem Social Media Manager intern eine bessere Stellung, deswegen lohnt es sich Zeit und Aufwand in die Entwicklung von eben diesen zu investieren. Wer seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg darstellen kann, hat im Bezug auf Budgetverteilung und Priorisierung einfach die besseren Argumente.
Dieser Artikel ist ein Beitrag zu der KPI-Blogparade des MonitoringMatchers, dort findet Ihr eine Reihe weiterer Artikel zum Thema.
Eine zentralisierte Organisation, die eine bestehende Abteilung als »Oberhaupt« des Social-Media-Engagements hat, ist in deutschen Unternehmen am häufigsten anzutreffen ist. Das bestätigen die Studienergebnisse des Bundesverbandes der deutschen Wirtschaft (BVDW) zum Thema »Einsatz von Social Media im Unternehmen«. Die Studie ergab einen deutlichen Schwerpunkt der Verantwortlichkeiten in den Abteilungen Marketing und PR mit Werten zwischen 59 % und 65 %, wie in der Grafik des BVDW zu sehen ist.
Der Anteil der Sonderformen, also die Aufhängung als Stabsstelle oder eigenständige Abteilung, liegt gerade einmal bei 9 % in der Planung und 11 % in der Durchführung. Aus meiner Sicht wäre eine Umkehrung dieses Verhältnisses vorteilhafter. Warum? Ein Thema, das in jeder meiner Sessions der »Social Media Manager Selbsthilfegruppe« auf Barcamps auftaucht, sind Schwierigkeiten mit der »Mutter«, also der Abteilung, zu der das jeweilige Social-Media-Team gehört. Die Kritikpunkte sind hier immer wieder die gleichen. Durch den Schwerpunkt der übergeordneten Abteilung werden Engagements außerhalb dieses Fokus niedrig priorisiert oder komplett blockiert. Mit dem Marketing gibt es öfter Auseinandersetzungen bezüglich übermäßiger Werbung, der PR dagegen fällt die Abgabe von Kontrolle über die Äußerungen von einem offiziellen Unternehmensaccount oftmals schwer. Durch die Kontrolle und Richtungsvorgabe der Abteilung werden Potenziale geblockt und Chancen verschenkt.
Zusätzlich zu der Abhängigkeit und Richtungsvorgabe durch die übergeordnete Abteilung, sprechen weitere Punkte für eine unabhängige Social-Media-Abteilung:
1 Symbolwirkung: Eine spezielle Abteilung für das Thema Social Media verleiht dem Engagement gleich eine ganz andere Bedeutung. Die Investition und damit einhergehende Rückendeckung durch die Geschäftsführung haben hier eine starke Symbolwirkung.
2 Durchsetzungskraft: Mit der Symbolwirkung geht eine gesteigerte Durchsetzungskraft einher. Social Media wird als wichtiges Thema respektiert. Die Social-Media-Abteilung wird als Partner für die eigenen Belange und nicht als Konkurrent wahrgenommen. Dies ist einer der wichtigsten Faktoren, um Social Media wirklich in das Unternehmen integrieren zu können.
3 Neutralität im interdisziplinären Team: Ein interdisziplinäres Team, das durch eine bestimmte Abteilung geleitet wird, rutscht schnell in den Verdacht oder die akute Situation, Entscheidungen zu Gunsten eben jener Abteilung zu treffen. Eine eigenständige Abteilung bringt hier die notwendige Neutralität mit hinein. Darüber hinaus wird so gewährleistet, dass alle Themen gleichberechtigt behandelt werden.
4 Eigenverantwortung: Ein eigenverantwortlich geführtes Engagement erfordert ein komplett anderes Agieren als ein kleiner, fremdbestimmter Teil einer Abteilung. Diese Verantwortung bringt oftmals eine ganz besondere Aufbruchsstimmung und Motivation mit sich, eine Stimmung, die Sie für die tägliche Arbeit benötigen.
5 Erweiterung der Möglichkeiten: Ich habe schon oft miterlebt, wie Social-Media-Kampagnen, die frei von klassischem Denken entwickelt wurden und komplett neue Wege gehen, aus Angst von übergeordneten Abteilungen gestoppt wurden. Eine unabhängige Abteilung hat hier die Chance, derartige Ideen in Eigenverantwortung durchzuführen.
6 Relevante KPIs: Ebenfalls ein weit verbreitetes Phänomen in diesem Zusammenhang ist das Festhalten an altbewährten KPIs wie Fanzahlen und Klicks auf die Webseite. Es ist erfahrungsgemäß einfacher, neuartige und damit relevantere Kennzahlen einzuführen, wenn die Abteilung unabhängig ist.
Wie das Thema Social Media letztendlich in Ihrem Unternehmen organisiert wird, hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Neben der Größe des Unternehmens spielen hier das Budget und das Verständnis für die Bedeutung eines Social-Media-Engagements für das Unternehmen selbst eine große Rolle. Wenn Sie bei der Ausrichtung ein Mitspracherecht haben, wissen Sie jetzt, welche Argumente Sie für eine zentrale Abteilung oder Stabstelle anbringen können. Wenn Sie sich in einem Unternehmen mit einem bereits etablierten Engagement vorstellen, sollten Sie auf jeden Fall nach der Organisationsstruktur fragen, damit Sie wissen, worauf Sie sich einlassen.
Oftmals ist die Entwicklung eines Vorschlages für Social Media Guidelines in wenigen Tagen erledigt, der folgende Abstimmungsprozess kann dafür mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Um das zu veranschaulichen, skizziere ich Ihnen hier einmal einen derartigen Verlauf.
Tag 1: Der Entwurf geht zur Sprachlichen Verfeinerung an die Unternehmenskommunikation. Gleichzeitig startet die Recherche nach dem richtigen Ansprechpartner in der Rechtsabteilung.
Tag 3: Ein sprachlich perfekter Entwurf geht zurück, diese Version 2 wird direkt an die Rechtsabteilung zur Prüfung weitergeleitet.
Tag 4: Das Dokument kommt mit ein paar kleineren Anmerkungen zurück, die innerhalb der nächsten Stunden eingearbeitet werden. Version 3 geht an die Rechtsabteilung zurück. Parallel stelle ich eine Anfrage an die Assistentin der Geschäftsführung bezüglich möglicher Termine für eine Vorstellung der ausgearbeiteten Guidelines.
Tag 5: Die Freigabe aus der Rechtabteilung für Version 3 erfolgt. Terminvorschläge für ein Meeting mit der Geschäftsleitung liegen vor, ich wünsche mir den frühst möglichen Termin Ende der nächsten Woche.
Tag 12: Präsentation vor der Geschäftsführung. Dabei entstehen noch ein paar Änderungswünsche, die ich noch vor dem Wochenende einarbeite und mit der Bitte zur Freigabe an die Geschäftsführung schicke. Parallel geht die neue Version 4 auch an die Rechtsabteilung und eine Anfrage für einen Termin mit dem Betriebsrat geht raus.
Tag 15: Sowohl die Geschäftsführung als auch die Rechtabteilung geben Ihr ok, Version 4 wird also direkt weiter in die Unternehmenskommunikation geschickt. Der Betriebsrat bietet einen Termin in zwei Tagen an.
Tag 16: Auf Basis der durch die Unternehmenskommunikation perfektionierten Version 5 bereite ich mich auf das Meeting mit dem Betriebsrat vor
Tag 17: Nach zwei Stunden Diskussion mit dem Betriebsrat und ein paar Änderungen für manche Formulierungen, entwerfe ich Version 6 und schicke diese an Rechtsabteilung sowie den Betriebsrat.
Tag 18: Freigabe erfolgt durch beide Seiten. Vereinbarung eines Meetings mit dem Marketing und der Unternehmenskommunikation, um die Gestaltung der Guidelines zu besprechen.
Abbildung 1.23: Viele Versionen liegen auf dem Weg zu Social Media Guidelines
Tag 22: Layout, Gestaltung und Umfang wird besprochen. Die Unternehmenskommunikation übernimmt die Aufgabe ein Grußwort des Geschäftsführers zu verfassen und mit diesem Abzustimmen. Die Veröffentlichung im PDF Format und als kleines Heftchen, sowie eine HTML Version im Intranet wird festgelegt.
Tag 25: Der erste Entwurf aus dem Marketing und damit Version 7 liegt vor und geht mit ein paar Änderungsvorschlägen zurück. In der Personalabteilung wird die Beilage der Social Media Guidelines im Einarbeitungsordner angeregt.
Tag 26: Grußwort des Geschäftsführers ist fertig und wird für Version 9 an das Marketing gesandt, die fast zeitgleich die überarbeitete Version 8 zugesandt hat.
Tag 27: Version 9 gefällt allen Beteiligten und wird an die Geschäftsführung gesandt.
Tag 29: Geschäftsführung wünscht sich noch ein paar Änderungen, die direkt an das Marketing weitergeleitet werden.
Tag 32: Der Grafiker ist krank und wird erst in der nächsten Woche wieder da sein.
Tag 42: Aktualisierte Version 10 geht an die Geschäftsführung.
Tag 44: Finale Freigabe der Geschäftsführung, endlich ist es geschafft.
Der hier skizzierte Prozess stellt meinen Erfahrungen nach ein etwaiges Mittel dar, denn ich kenne sowohl Beispiele, die schneller oder noch deutlich langwieriger waren. Sie sollten Sich auf eine Reihe von Versionen einstellen (siehe Abbildung 1.23) und die geplante Veröffentlichung nicht zu nah in die Zukunft legen.
Social CRM (Social Customer Relationship Management, kurz SCRM) ist eine besonders junge Disziplin, die einen immensen Hype durchlebt und immer mehr Aufmerksamkeit erfährt. Dabei unterscheiden sich die Definitionen gewaltig, und zahlreiche Unternehmen versuchen, unter diesem Schlagwort ihre Lösungen, Dienstleistungen und Expertise zu verkaufen. Oliver Uberholz, Geschäftsführer von mixxt und Experte in Sachen Enterprise 2.0 und Social CRM, hat mir in diesem Beitrag erläuter, was Social CRM ist und welche Möglichkeit und Herausforderungen mit diesem Thema einhergehen.
Was ist Social CRM?
Paul Greenberg hat im Jahr 2009 zwei sehr gute Definitionen auf seinem Blog veröffentlicht. Die Kurzdefinition lässt sich am besten so übersetzen:
»Social CRM ist eine Philosphie und eine Unternehmensstrategie, die darauf abzielt, mit Kunden in einen Austausch auf gleicher Augenhöhe zu treten, um beidseitig einen vorteilhaften Wert in einem vertrauenswürdigen, transparenten und geschäftlichen Kontext bieten zu können, indem man Social Media und interaktive Plattformen einsetzt, Unternehmensrichtlinien und Prozesse schafft und Informationen aus Social Media verwertet. Es ist die Antwort von Unternehmen auf die Entwicklung, dass Kunden immer mehr Kontrolle über die Kommunikation mit Unternehmen ausüben können.«
Die Philosophie hinter SCRM entspricht also der von Social Media allgemein. Wird in der Öffentlichkeit von Social CRM gesprochen, ist oftmals das technische System dahinter gemeint. Auf diesen Aspekt möchte ich mich im Weiteren konzentrieren.
Marketing-Basic: Was ist CRM?
Customer Relationship Management (CRM) beschreibt die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf die Interessen und Bedürfnisse ihrer Kunden, mit dem Ziel, langfristige Beziehungen aufzubauen. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Dokumentation und Verwaltung von Kundendaten mittels CRM-Software. In diesen Anwendungen, die auf einer Datenbank basieren, werden bestehende und potenzielle Kunden erfasst und verfügbare Informationen zu diesen gespeichert. Zum Einsatz kommen diese gesammelten Informationen vor allem in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Service. Im Marketing beispielsweise, um einen Newsletter auf Basis der hinterlegten Interessen zu versenden, im Vertrieb, um die Kontakthistorie zu dem Kunden zu hinterlegen, und im Service, um direkt einen Überblick über die Produkte und Dienstleistungen zu haben, die ein Kunde erworben hat. Bei der Speicherung und Verarbeitung der Daten gelten strenge Datenschutzbestimmungen. Bei Interesse können Sie sich auf crmmanager.de unter http://bit.ly/16yDljN durchlesen, was zu tun ist, um diese als Unternehmen einzuhalten.
Ziel von Social CRM
Das Ziel von Social CRM ist eine bessere und gezieltere Kundenkommunikation. Die immer stärkere Bedeutung von transparenter, digitaler Kommunikation in der Form von Social Media führt in vielerlei Hinsicht zu Veränderungen. Vor allem aber steigen die Bedeutung und der Einfluss von Empfehlungen und Kundenmeinungen. Deshalb üben Kunden und potenzielle Kunden immer mehr Kontrolle über die Kommunikation mit Unternehmen aus. Unternehmen können sich also nicht mehr wie früher auf dem Minimum, dem zufriedenen Kunden, ausruhen und sich freuen, wenn diese Kunden loyal bleiben.
Nun geht es darum, dass möglichst viele Kunden zu Advokaten und Markenbotschaftern werden. Ein loyaler Kunde ist also das neue Minimum. Denn nur zufriedene Kunden können loyal werden, und nur loyale Kunden werden mit Glück und Geschick zu Markenbotschaftern. Der Anspruch ist also gestiegen. Social CRM unterstützt Sie dabei, mehr Informationen über Ihre Kunden zu gewinnen und diese zielgerichtet für eine verbesserte Kommunikation mit Ihren Kunden zu verwenden.
Social CRM ersetzt nicht das klassische CRM
Bisher basierte alles auf Transaktionen, CRM-Systeme dienten der Verwaltung von Kundeninformationen, Transaktionen und vielleicht auch noch der einen oder anderen Kommunikation zu Transaktionen, zum Beispiel aus dem Support. Nun kommen aber Interaktionen hinzu.
Social CRM ist als eine Erweiterung des CRM zu verstehen. Dabei werden die Kontaktdaten der Kunden durch Informationen und Unterhaltungen aus Social-Media-Plattformen angereichert und den Mitarbeitern Werkzeuge bereitgestellt, um mit Kunden und Interessenten in Social-Media-Kanälen zu kommunizieren. Oft geht es hierbei darum, auch Interessenten im CRM zu pflegen, die zwar noch keine Transaktion, zum Beispiel einen Kauf, durchgeführt haben, aber bereits mit dem Unternehmen interagiert haben.
Praktisch kann Social CRM auf viele verschiedene Weisen angegangen werden. Für viele CRM-Systeme sind Erweiterungen verfügbar, um zusätzliche Informationen über Kunden darzustellen:
Profilbild aus einem sozialen Netzwerk
Informationen aus Profilen auf sozialen Netzwerken
veröffentlichte Beiträge aus Social-Media-Plattformen
Veröffentlichte Beiträge aus Online-Communitys, Support-Plattformen und anderen Angeboten des Unternehmens selbst
Reaktionen auf Beiträge des Unternehmens auf Social-Media-Plattformen
Diese erweiterte Sicht auf den Kunden oder Interessenten ermöglicht dem Unternehmen, in der Kommunikation stärker auf die Person und ihre Interessen einzugehen. Newsletter oder andere Kommunikationsformen können ‒ teils sogar automatisiert ‒ entsprechend den Interessen der Person individualisiert werden. Damit können auch Untersegmente der Kundschaft definiert werden und dann als Basis für neue Kampagnen zum Einsatz kommen. Das ist zumindest die Theorie, in der Praxis ist SCRM in Deutschland aufgrund der Datenschutzbestimmungen ein sehr schwieriges Thema. Warum dies so problematisch ist und welche Möglichkeiten Sie haben, erfahren Sie in dem folgenden Experteninterview.
SCRM, der Datenschutz und Möglichkeiten
Im letzten Teil dieses Beitrages hat mir Oliver Ueberholz in Interviewform ein paar Fragen zum Stand und der Zukunft von Social CRM in Deutschland beantwortet.
Welche Probleme birgt das Social CRM in Deutschland?
Social CRM kommt in Deutschland kaum vom Fleck. Dies liegt vor allem an den rechtlichen Rahmenbedingungen. Die weiterführenden Informationen über Kunden und Interessen dürfen nicht gespeichert und verarbeitet werden. Kunden müssen auf eine solche Verarbeitung ihrer Daten deutlich hingewiesen werden und dieser explizit zustimmen. Aber wer bestätigt schon gerne die Frage: »Sind Sie damit einverstanden, dass die XY GmbH Ihre Profildaten und Beiträge aus Social-Media-Plattformen speichert und Ihnen darauf basierend interessante Angebote unterbreitet?« Selbst bei Höchstwerten bei Vertrauen und Sympathie gegenüber dem Unternehmen klingt dies einfach verunsichernd. Manche Systeme umgehen dies, indem sie die Profile der Kunden nur verlinken, so dass keine wirkliche Speicherung oder Verarbeitung stattfindet. Aber der echte Mehrwert sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden entwickelt sich erst dann, wenn das Unternehmen diese auch speichern, verarbeiten und darauf aufbauend agieren kann.
Wie sieht deine Einschätzung zur Zukunft von Social CRM in Deutschland aus?
Social CRM hat eine große Zukunft vor sich, vor allem weil der Kundennutzen stark im Vordergrund steht. In Deutschland werden wir davon aber nur eine kleine Untermenge erleben, die sich mit unseren Rahmenbedingungen vereinbaren lässt. Ausländische Unternehmen werden diese bei globalisierten Produkten und Leistungen ignorieren und eine stärkere Individualisierung anbieten können. Im B2B-Geschäft wird dies aber eher zum Vorteil deutscher Anbieter, weil sie sich besser den lokalen Gegebenheiten anpassen können. Wir als Internetnutzer werden verstärkt Meldungen angezeigt bekommen, die uns darum bitten, mehr Tracking zu ermöglichen, wie man es jetzt schon bei der Einhaltung der europäischen Cookie-Richtlinien sieht. Ich hoffe, dies wird nicht zu dem gleichen Chaos führen, wie es bereits bei dem Double-Opt-in für E-Mail-Marketing geschehen ist.
Um Ihnen konkret zu zeigen, wie Sie Workflows und Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens entwickeln können, möchte ich mit Ihnen das Vorgehen einmal exemplarisch durchgehen. Unser Beispiel ist hier die Motorrad AG (meine Leser kenne diese aus meinem Buch), die einen Social-Media-Supprt auf Twitter einrichten möchte.
Rahmenbedingungen und Ziel
Da eine der Schwächen des Unternehmens der schlechte Ruf des Kundenservices ist soll ein Social-Media-Support eingeführt werden, der sich zunächst exklusiv auf Twitter um Kundenanfragen kümmert. Die Motorrad AG hat zum Jahresbeginn einen externen Social Media Manager für die Ausarbeitung und Einführung der Social-Media-Strategie eingestellt. Momentan ist dieser allein in seiner »Abteilung«, die Besetzung eines Community Managers wurde zu Beginn des zweiten Halbjahres abgeschlossen. Da schon während des umfassenden Audits festgestellt wurde, dass Kundenservice ein wichtiger Faktor in der Social-Media-Strategie werden wird, wurden hier bereits drei mögliche Stellen geschaffen. Die Einführung eines Social Media Monitorings und Management-Tools ist erst für das Ende des Jahres absehbar.
Evaluation der direkten Social-Media-Prozesse
In Abschnitt 1.5.3, »Wo Schnittstellen und Prozesse geschaffen werden müssen«, habe ich Ihnen die theoretischen Grundlagen für die Verknüpfung von bestehenden und Social-Media-Prozessen vorgestellt. In diesem praktischen ersten Schritt geht es nun darum, die notwenigen Social-Media-Prozesse für die Motorrad AG zu identifizieren und auszuarbeiten. Das erste Ziel des Unternehmens ist, einen Social-Media-Kundenservice zu etablieren. Daraus ergeben sich die folgenden Anforderungen:
auffinden und klassifizieren von Kundenanfragen
schnelle Reaktionszeiten auf Kundenanfragen
Know-how über Produkte und Services
Zugriff auf Kunden- und Servicedatenbanken
Koordination der Zusammenarbeit im Team
klare Aufgabenverteilung
Diese Aufgaben und Anforderungen müssen mit den entstehenden Workflows abgedeckt werden.
Evaluation der bestehenden Prozesse und Workflows
Um zu erfahren, wie der aktuelle Prozess aussieht, wenn eine Kundenanfrage eingeht, setzt sich der Social Media Manager mit dem Kundenservice zusammen. Hier wird ihm ausführlich erklärt, wie Kundenanfragen bearbeitet werden, was passiert, wenn eine Anfrage eskaliert oder ein Fall größere Aufmerksamkeit erlangt, zum Beispiel durch die Presse oder eine direkte Beschwerde beim Vorstand. Um ein noch besseres Verständnis für die Arbeitsweisen, Bedürfnisse und Anforderungen des Kundenservices zu bekommen, verbringt der Social Media Manager jeweils einen Tag im First Level (Telefon- und E-Mail-Support) sowie einen Tag im Second Level und Eskalationsteam. Auf Basis seiner Erkenntnisse und Erlebnisse erstellt der Social Media Manager ein Workflow-Schema der bestehenden Prozesse und gleicht diese mit dem Kundenservice auf Vollständig- und Richtigkeit ab. Diese Evaluation findet in der Regel bereits im Rahmen des internen Audits statt (siehe Abschnitt 1.1.3, »Internes Social-Media-Audit«).
Definition der Schnittstellen
Sind sämtliche Anforderungen, Prozesse und Gegebenheiten erfasst, gilt es, die bestmöglichen Schnittstellen zu finden. In diesem Fall hat der Social Media Manager erkannt, dass das Eskalationsteam bereits heute über Arbeitsweisen, Kompetenzen und Befugnisse verfügt, die besonders gut auf die Anforderungen der Social-Media-Prozesse passen. Das hat die folgenden Gründe:
Das Eskalationsteam ist es gewohnt, zeitkritische Fälle zu lösen.
Das Team ist weitreichend im Unternehmen vernetzt und hat in jeder Abteilung feste Ansprechpartner.
Anfragen von den Mitarbeitern des Teams werden mit einer hohen Priorität bearbeitet.
Anfragen aus sozialen Netzwerken, die sich direkt an die Geschäftsführung wenden, werden hier bereits beantwortet.
Auf Initiative eines Mitarbeiters werden Foren und Plattformen, auf denen vermehrt über das Unternehmen gesprochen wird, bereits beobachtet.
Eben dieser Mitarbeiter ist sehr Social-Media-affin, führt neben einem privaten Twitter-Account auch ein privates Blog und ist firm in der Kommunikation im Social Web.
Ein Gespräch mit diesem Mitarbeiter ergab, dass dieser gerne die Position des Teamleiters Social-Media-Support übernehmen würde.
Seine Vorgesetzten würden diesen Schritt ebenfalls befürworten.
Entsprechend arbeitet der Social Media Manager einen Vorschlag aus, in dem die Schnittstelle zum Social-Media-Team in dieser Abteilung allgemein und insbesondere in Person dieses Mitarbeiters liegt. Darüber hinaus erarbeitet er einen Flowchart, wie ein vollständiger Prozess der Bearbeitung einer Kundenanfrage aus dem Social Web aussehen könnte. Dieses Konzept wird dem Kundenservice vorgestellt und gegebenenfalls gemeinsam angepasst. Konkret wird beschlossen, mittelfristig innerhalb des Kundenservices ein Social-Media-Support-Team aufzubauen, das den Dialog schrittweise komplett übernimmt.
Konkrete Ausgestaltung eines Prozesses
Neben dem Community Manager und dem Teamleiter Social-Media-Support, sind vier weitere Mitarbeiter (Agents), zunächst in der Hälfte Ihrer Arbeitszeit, für den Social-Media-Support tätig. Alle vier Mitarbeiter wurden aus dem Kundenservice rekrutiert und für Ihre Aufgabe im Web geschult (siehe Abschnitt 1.4, Auswahl und Ausbildung der Mitarbeiter). Darüber hinaus werden die im Eskalationsteam bereits etablierten Schnittstellen in die Abteilungen des Unternehmens genutzt, um Rückfragen zu Fachfragen oder Problemen zu stellen. Grob kann die Arbeitsaufteilung für den Community Manager und das Social-Media-Support-Team wie folgt umschrieben werden:
Der Community Manager (oder vertretungsweise auch der Social Media Manager) kümmert sich um alle nicht servicerelevanten Anfragen und Dialoge. Beispiele sind hier Reaktionen auf selbst eingestellten Content, Gespräche mit den Nutzern und die Krisenkommunikation.
Der Social-Media-Support ist für alle Themen rund um Service und Support zuständig.
Da ein umfassendes Social Media Monitoring und Management Tool erst zum Ende des Jahres vorgesehen ist, musste zunächst ein manueller Prozess für die Auffindung und Bearbeitung der Kundenmeldungen ausgearbeitet werden. Mit Hilfe der Twitter-Suche sowie der Benachrichtigungsfunktion, wenn der Account des Unternehmens angesprochen wird, werden Kundenanfragen aufgespürt und dem richtigen Team zugewiesen. Diese Aufgabe übernimmt nach dem Rotationsprinzip entweder der Community Manager oder einer der Mitarbeiter des Social-Support-Teams. Darüber hinaus wird jede öffentliche Antwort noch von einer zweiten Person gegengelesen, bevor diese abgeschickt wird (Vier-Augen-Prinzip).
Für eine Kundenanfrage ergibt sich demnach der in Abbildung 1.20 dargestellte Workflow, den ich Ihnen im Folgenden erläutern werde:
Der Workflow zu einer Kundenanfrage bei der Motorrad AG
Wird eine Kundenanfrage im Social Web entdeckt, stellt sich zunächst die Frage, in welchem Team diese bearbeitet wird. Ist die Frage direkt vom Community Manager (CM) lösbar, antwortet dieser direkt öffentlich darauf.
Ist dies nicht möglich, weil dazu Einsicht in die Kundendatenbank, persönliche Daten oder eine Rückfrage in einer Fachabteilung notwendig sind, wird der Fall direkt dem Social-Media-Support (SoMe Support) zugewiesen.
Der Mitarbeiter hier prüft umgehend, ob er direkt helfen kann. Ist dem der Fall, folgt eine ebenfalls öffentliche Antwort, sind weitere Informationen oder die Rückfrage in einer Fachabteilung notwendig, wird der Kunde öffentlich darüber informiert, dass sein Anliegen bearbeitet wird. Bis zu diesem Teil des Prozesses sollten nicht mehr als 10 Minuten vergangen sein.
Sind persönliche Daten für den weiteren Prozess notwendig, wird der Kunde gebeten, diese per privaten Kanal (E-Mail, Direct Message) zu übermitteln. Kann das Problem mit Hilfe dieser Daten gelöst werden, wird dem Kunden direkt geantwortet. Dies geschieht wahlweise nur über den privaten Kanal oder zusätzlich auch öffentlich. Im letzteren Fall sollte besonderes Augenmerk darauf gelegt werden, dass nicht auf die persönlichen Details eingegangen wird.
Ist eine Rückfrage in einer anderen Abteilung möglich, wird diese gestellt und dabei verdeutlicht, dass es sich hier um eine Anfrage aus dem Social Web handelt. Idealerweise sollte eine Rückmeldung aus der Abteilung innerhalb von 48 Stunden bei dem Social Support Agent vorliegen.
Auf Basis der Rückmeldung kann der Agent jetzt entweder dem Kunden bei seinem Problem helfen (wieder wahlweise öffentlich oder privat) oder, wenn es keine Lösung gibt, weitere Maßnahmen einleiten.
Ist eine Lösung prinzipiell möglich, gilt es, dem Kunden in einem ersten Schritt zu erklären, was unternommen wurde, um das Problem zu lösen. Werden noch weitere Informationen benötigt, werden diese abgefragt. Im Folgenden werden weitere Prozesse zur Problemlösung angestoßen, die oft mit einer Überführung in den klassischen Kundenservice einhergehen. Der Kunde wird über das weitere Vorgehen informiert. Um sicherzustellen, dass der Fall auch wirklich gelöst wird, wird dieser auf Wiedervorlage gelegt, um zu überprüfen, was im Weiteren passiert ist.
Ist der Fall nicht lösbar, weil beispielsweise ein Produkt nicht mehr verfügbar ist oder eine Neuentwicklung notwendig wäre, wird der Kunde ebenfalls über das Ergebnis informiert. Darüber hinaus bleibt das Thema im Weiteren unter Beobachtung. Wird ein eingestelltes Produkt oder eine neuartige Funktion verstärkt nachgefragt, wird diese Information an die Entwicklung weitergegeben.
Wichtig ist, unabhängig von dem Ausgang des Falles, dass eine Dokumentation stattfindet, die von allen Mitarbeitern des Social-Media-Teams sowie auch vom Kundenservice einsehbar ist. Ideal wäre hier eine Verknüpfung in Form eines Social CRM Systems (siehe Abschnitt 7.6, »Kundenservice 2.0«). Da die meisten CRM-Tools ein Freitextfeld bieten, kann diese Dokumentation auch hier geschehen.
Stetige Prüfung und Anpassung der Workflows
Der so entstandene Workflow wird zunächst in mehreren Testszenarien durchgespielt, bevor der Twitter-Auftritt live geht. Dafür sucht sich das Team mehrere Fallbeispiele heraus und testet die Arbeitsabläufe schrittweise durch. Nach einer Woche, einem Monat, drei Monaten und danach halbjährlich sowie bei Bedarf kommen die beteiligten Akteure aus allen Abteilungen zusammen und besprechen Fallbeispiele sowie mögliche Optimierungen. So wird gewährleistet, dass der Social-Media-Workflow optimal auf die Anforderung von Unternehmen und Kunden angepasst ist.
Jedes Unternehmen ist anders, und es ist enorm wichtig, dass Sie sämtliche Prozesse passgenau auf Ihr Unternehmen zuschneiden. Entsprechend soll Ihnen dieses Beispiel nur als ebensolches dienen, es ist aber keine Mustervorlage, die überall genauso funktioniert. Aber wie gesagt, die Mühe, gute und passgenaue Prozesse für Social Media und die Schnittstelle zu bestehenden Unternehmensprozessen zu schaffen, lohnt sich. Je mehr Sie an dieser Stelle im Vorfeld investieren, desto effizienter wird die Arbeit des Social-Media-Teams.
